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GBIF Secretariat (2025) Establishing an Effective GBIF Participant Node: Concepts and general considerations. v3.1.1. Copenhagen: GBIF Secretariat. https://doi.org/10.35035/doc-d601-d695.
Translators
Portuguese
Rui Figueira and Joao Nicolau
Spanish
Miguel Vega, Anabela Plos, Patricia Ramos, William Ulate and Cristina Villaverde
Licence
Establishing an Effective GBIF Participant Node is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 Unported License.
Contrôle du document
v3.1.1, published 2025-11-13.
Originally based on earlier publications:
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Establishing an Effective GBIF Participant Node: Concepts and general considerations. Version 2 (2019) by Mélianie Raymond, Kyle Copas, Tim Hirsch, Andrea Hahn and Marie Grosjean
-
Towards establishing a functional GBIF Participant Node (Part I): definitions and general considerations. First edition (2015) by Mélianie Raymond, Olaf Bánki, Kyle Copas, Alberto González-Talaván, Tim Hirsch and Donald Hobern.
Cover image
Illustration by Javier Gamboa, GBIF Secretariat (2025), licensed under CC BY 4.0
Introduction
La conservation et l’utilisation durable des ressources biologiques dépendent de la compréhension de la biodiversité et des processus qui la sous-tendent. Si 250 ans de recherche et de collecte de données sur la biodiversité ont généré une mine d’informations, celles-ci sont dispersées dans une multitude de sources et de formats : des spécimens de collections de musées et des rapports des autorités locales à la littérature publiée et aux ordinateurs des chercheurs universitaires. En plus de ces ressources historiques, les progrès technologiques et scientifiques actuels génèrent davantage de données en quantités énormes et dans des formats nouveaux. La mobilisation de ces informations de manière structurée tout en utilisant des normes et des plateformes communes contribue non seulement à la compréhension de la biodiversité, mais permet également une vaste gamme d’utilisations, crée de nouvelles possibilités de recherche et soutient l’élaboration de politiques aux niveaux national et mondial.
Le GBIF—ou Global Biodiversity Information Facility—est un réseau international et une infrastructure de recherche qui existe pour faciliter un accès libre et ouvert aux données sur la biodiversité provenant de toutes les sources et pour soutenir la science de la biodiversité, la recherche environnementale et la prise de décisions fondée sur des données probantes. Le GBIF est un système fédéré d’efforts de publication de données, coordonné par une infrastructure informatique mondiale et un réseau collaboratif.
Depuis la création du GBIF en 2001, les organisations et pays participants ont testé et mis en place des modèles de coordination de la mobilisation, de la gestion et de la réutilisation des données sur la biodiversité au niveau national comme au niveau d’une organisation. Ces efforts se sont axés sur la formation de « points nodaux » de participants. Choisies par chaque participant, ces équipes coordonnent les besoins et les intérêts des nombreuses parties prenantes concernées.
This guide draws on the experience of the GBIF network to offer guidance on establishing an effective Participant node. It targets two main audiences within the ‘GBIF family’: the delegates representing each Participant on the GBIF Governing Board, and the node managers appointed to coordinate biodiversity information facilities within each country or organization. It can also be used by countries and organizations that have not yet joined GBIF, but are making plans to do so. It introduces key concepts and generalized views of Participant node activities, including recommendations on a participatory approach to follow in designating a node, and designing its governance structures.
1. Qu’est-ce qu’un Noeud (ou point nodal) du GBIF ?
Les Participants au GBIF sont des pays, des organisations internationales ou des puissances économiques qui ont signé le Protocole d’accord (MOU) du GBIF. Les signataires dudit accord expriment leur engagement à mettre en place un effort coordonné pour contribuer à l’accès libre et l’utilisation des données sur la biodiversité, pour faire avancer la recherche scientifique et pour promouvoir le développement technologique et durable.
A GBIF Participant node is a team designated by a Participant to coordinate a network of people and institutions that produce, manage and use biodiversity data, collectively building an infrastructure for delivering biodiversity information. They are supported by organizational arrangements and informatics solutions, working to improve the availability and usefulness of biodiversity data for research, policy and decision-making. These networks are sometimes referred to as a biodiversity information facility.
GBIF Participant nodes can broadly be grouped into two categories: national nodes, established by Participant countries, and organizational nodes, established by associate Participant organizations that have signed the GBIF MOU (see Box 1).
Two main roles are assigned when a Participant joins GBIF: the Head of Delegation and the node manager (see Box 2). The Head of Delegation represents the country, economy or organization on the GBIF Governing Board, and acts as the Participant’s primary focal point for all GBIF-related activity. The node manager leads the operational activities of the country or organization in coordinating the mobilization and use of open-access biodiversity data, and also represents the Participant on the GBIF Participant Node Managers Committee. A national node is typically hosted by an existing biodiversity-related institution or institutions in the Participant country, while organizational nodes are embedded within Participant organizations.
A broad range of audiences are involved in GBIF-related activities at the Participant level, including data holders, biodiversity knowledge experts, data users, and decision-makers Box 3). Participant nodes have the role of connecting each of these audiences’ needs and interests, enabling them to contribute to and benefit from participation in the GBIF network.
Les points nodaux ont généralement quatre fonctions principales (voir aussi Section 3) :
-
Coordinating a community of initiatives and individuals relating to biodiversity, including making connections to the international GBIF network
-
Promouvoir et contribuer à la mobilisation des données sur la biodiversité au sein du pays ou du domaine d’activité de l’organisation ;
-
Encourager la réutilisation des données disponibles afin de soutenir la science liée à la biodiversité et la prise de décision en faveur du développement durable
-
Fournir une expertise dans la gestion des données sur la biodiversité et améliorer la qualité des données pour répondre aux besoins des utilisateurs
Participant nodes are thus knowledge hubs both for biodiversity data and broader GBIF-related activities. They not only guide audiences to relevant sources of biodiversity information but also to such things as:
-
Les politiques relatives à la biodiversité et à l’accès libre ;
-
Une expertise sur la gestion des programmes de numérisation, l’organisation de la gestion des données et la mise en place de pratiques favorisant la qualité des données ;
-
Des experts dans différents aspects de la biodiversité ;
-
De plus vastes informations sur la variété d’initiatives en matière de biodiversité.
-
Opportunities to secure funding and other resources through partnerships
-
Partnerships for planning and delivery of biodiversity projects
-
Activities to raise awareness and promote the value of biodiversity data
Most Participant nodes develop a collaborative framework of policies, agreements, community norms and standards, which are adopted by their network members to guide the publication, management and use of biodiversity data.
Les points nodaux fournissent l’expertise technique pour soutenir la publication de données de biodiversité de la plus haute qualité possible par les détenteurs de données. Cela implique l’utilisation d’infrastructure informatique dont de nombreux modèles d’implémentation sont disponibles: de l’utilisation de services de publication de données hébergés à la maintenance d’un réseau distribué d’éditeurs de données et d’un index centralisé des données. Le point nodal peut aussi prendre en charge une gamme d’autres produits d’information et services, par exemple, en maintenant un portail de données de biodiversité et des outils en ligne pour l’analyse des données.
2. À quoi servent les points nodaux ?
Les nœuds participants et les systèmes d’information sur la biodiversité aident les Participants au GBIF à augmenter le rendement de leurs investissements passés, actuels et futurs dans la recherche sur la biodiversité et la collecte de données. Ils aident à faire en sorte que la publication des données primaires soit partie intégrante de la culture scientifique, aussi importante que la publication des résultats de la recherche elle-même. Dans leur rôle de facilitateurs, les nœuds aident les détenteurs de données à publier leurs données en utilisant des normes et des protocoles communs pour assurer l’interopérabilité et le libre accès et pour rendre les données disponibles pour une réutilisation la plus large possible. Ils contribuent également à des engagements qui favorisent la transparence et l’ouverture de l’accès aux données scientifiques, en aidant les détenteurs de données à se conformer à la réglementation et aux exigences en matière de données ouvertes.
Les points nodaux jouent un rôle précieux dans la promotion des pratiques de gestion des données et dans l’appui au partage d’expertise dans la communauté des détenteurs de connaissances en biodiversité. Ce travail peut à son tour améliorer continuellement la qualité et la qualité d’utilisation des données disponibles sur la biodiversité et fournir une plate-forme pour la gestion collaborative de la taxonomie et des collections.
En coordonnant les systèmes d’information sur la biodiversité, les nœuds sont bien placés pour évaluer la disponibilité des données sur la biodiversité et les lacunes (taxonomique, spatiales et temporelles) au niveau des Participants, pour comprendre l’utilisation et les besoins des données et de l’information, et pour mettre en œuvre des stratégies en réponse. Ainsi, les nœuds peuvent contribuer à définir les priorités de la recherche sur la biodiversité.
Les points nodaux jouent un rôle important pour promouvoir les pratiques de gestion de données et encourager la communauté des détenteurs de connaissances sur la biodiversité à mettre en commun leur expertise. Ce travail peut ensuite permettre d’améliorer continuellement la qualité et l’aptitude à l’emploi des données sur la biodiversité, et de fournir une plateforme pour la taxonomie et la gestion collaborative des collections.
Nodes can also increase the efficiency of implementing a biodiversity information facility by making use of the common tools, practices, information resources and opportunities for collaborative capacity enhancement available through the GBIF network. By making the connection to GBIF, nodes enable the integration of data mobilized at the Participant level with relevant data published by other countries and organizations. Data mobilized through a Participant biodiversity information facility to serve national or organizational needs also become available for reuse by the broader international audience, raising the visibility of the Participant’s data publishing institutions and mobilization efforts.
Enfin, les nœuds participants aident à développer les compétences en matière d'"utilisation des ressources collectives de données sur la biodiversité". Leurs efforts soutiennent à la fois la recherche fondamentale et appliquée pertinente pour les décisions politiques dans une série de questions d’importance économique et sociale primaire, y compris la sécurité alimentaire, les moyens de subsistance agricoles, les risques de maladie et les impacts du changement climatique. Cela permet également de répondre aux besoins d’information pour le respect des engagements nationaux et mondiaux, y compris les conventions relatives à la biodiversité et les objectifs de développement durable. Ainsi, des nœuds Participant pleinement fonctionnels et des infrastructures d’information sur la biodiversité sont essentiels pour aider les Acteurs à atteindre leurs propres objectifs et cibles liés aux données sur la biodiversité.
3. Quels services sont fournis par les points nodaux ?
The specific responsibilities and services provided by each node vary considerably, depending in part on the Participant’s priorities for joining GBIF. There are also important differences in the scope and areas of responsibility of national and organizational nodes.
National nodes are designated entities in Participant countries responsible for coordinating and facilitating biodiversity data sharing at the national level. They typically operate under a national mandate and are supported by a governance structure, such as a board or steering committee. This configuration allows data holders, users, and other stakeholders to make collective decisions about the publication and reuse of biodiversity data, while also providing strategic direction and priorities for the node’s work.
The scope of organizational nodes varies in line with the scope of the Participant organization, but typically involves engagement of regional or thematic networks and communities. Their relationship with GBIF is formalized through a Memorandum of Cooperation (MoC), which outlines their role in advancing biodiversity data mobilization and collaboration within their respective focus areas. Organizational nodes complement and interact with national nodes, broadening the network’s reach into regions, themes, and communities that individual countries may not cover on their own. National nodes can also benefit from and engage with organizational nodes by drawing on their thematic expertise, regional coordination capacity, and shared infrastructures. In some contexts, organizational nodes may even provide much of the operational and financial work, while the national node serves primarily as the recognized point of contact and representative in GBIF governance. This flexible model underscores the complementary nature of the two node types and the different ways they can strengthen the network together.
Regional and sub-regional organizational nodes focus on coordinating and promoting biodiversity data sharing across geographic areas. They support national nodes within their regions, encourage non-member countries to join GBIF, and may establish regional data platforms—either by building on GBIF infrastructure or integrating existing systems. They also help embed GBIF-related activities into regional processes such as biodiversity reporting.
Thematic organizational nodes represent communities with a more targeted expertise—for example, natural history collections, ecosystems, organism groups, data types, or data standards. These nodes provide technical knowledge, standards, and capacity-building in their domains. For coordination, they are assigned to the regional sub-committee of the GBIF Participant Node Managers Committee corresponding to their headquarters or primary area of activity.
Broadly, however, the services and responsibilities of all nodes can be broadly grouped into four main categories that align with GBIF’s strategic plan and work programme:
3.1. Support for science and research
Improving biodiversity evidence for scientific research and understanding
Les exemples de services comprennent :
| For national nodes | For organizational nodes |
|---|---|
Coordinating national scientific networks focused on biodiversity data use; supporting publication of biodiversity data from national research outputs. |
Coordinating scientific networks in specific domains (e.g., freshwater, agriculture, marine); supporting institutions in publishing datasets aligned with domain-specific needs |
Supporting development and implementation of national policies on open science and data, aligned with FAIR and CARE principles |
Integrating data management policies into organizational or project-level frameworks supporting open science and FAIR/CARE-aligned practices |
Engaging local researchers in the biodiversity open data ambassadors programme to promote the use of GBIF-mediated data at conferences and other national events |
Engaging researchers within the organization’s network in the biodiversity open data ambassadors programme and promoting GBIF data use at events supported or hosted by the organization |
Facilitating access to biodiversity data by promoting the use of the GBIF infrastructure and/or by maintaining a national biodiversity data portal |
Promoting the use of the GBIF infrastructure and APIs to ensure access to GBIF-mediated data by the organization’s network and through its tools and platforms |
Consulting with national research users of GBIF’s infrastructure for ongoing evaluation of data needs and data gaps |
Consulting with thematic or regional user communities to assess evolving data needs and gaps |
Promoting the use of correct citation practices for data accessed through the GBIF network (shared role) |
Promoting the use of correct citation practices for data accessed through the GBIF network (shared role) |
Engaging with national graduate schools, universities and other key partners in higher education towards making data skills and GBIF-related training an essential part of university curricula |
Provide advanced support and training on GBIF tools and infrastructure, tailored for thematic or regional use cases |
Promoting the Data Use Club within research and student communities as a means to develop data literacy skills, for example, by organizing a national team |
Promoting the Data Use Club in thematic or regional contexts; e.g., organizing a domain-specific team |
3.2. Support for policy and decisions
Developing partnerships that benefit policy and society
Les exemples de services comprennent :
| For national nodes | For organizational nodes |
|---|---|
Promoting synergies with national activities involving other global biodiversity initiatives, such as the CBD Clearing-House Mechanism, IPBES, IUCN, OBIS, GEO BON, and others, including close liaison or joint working with relevant nodes or focal points for these initiatives |
Serving as liaison between GBIF Participants and intergovernmental or sectoral policy platforms (e.g., agriculture, forestry, marine) relevant to the organization’s scope |
Providing support for policy by, for example, offering advice on the designation of biodiversity research priorities, and helping to mainstream the use of of biodiversity data and information in decision-making, spatial planning, biosecurity, conservation and protected area management |
Coordinating inputs to regional or thematic policy frameworks, aligning them with biodiversity data priorities |
Providing support for national reporting on biodiversity, for example under the Convention on Biological Diversity and other multilateral biodiversity-related agreements |
Supporting integration of biodiversity data into cross-border initiatives and regional or domain-specific reporting mechanisms |
Promoting open biodiversity approaches within the business and finance sectors |
Facilitating domain-specific partnerships or tools that encourage private sector engagement with biodiversity data |
Contributing to resource mobilization efforts for national-level biodiversity initiatives and cross-ministry cooperation |
Mobilizing resources for multi-country, regional, or domain-wide biodiversity data projects |
3.3. Engaging and enabling the community
Developing the GBIF network to meet future needs and challenges
Les exemples de services comprennent :
| For national nodes | For organizational nodes |
|---|---|
Benefiting from and contributing to capacity development activities across the network (e.g., mentoring, training, task groups, collaborative projects, testing and advising on new tools) |
Supporting training and peer exchange opportunities for data-holding institutions, engaging with GBIF’s trainer network to embed data skills and GBIF tools within the organization’s training or capacity-building programmes |
Promoting and coordinating national investment in the digitization and mobilization of biodiversity information |
Encouraging and coordinating investment in biodiversity data management and publication across the organization’s networks or activities |
Promoting the benefits of data publishing, for example, through the use of data papers as a mechanism to gain recognition for sharing of datasets (shared role) |
Promoting the benefits of data publishing, for example, through the use of data papers as a mechanism to gain recognition for sharing of datasets (shared role) |
Developing a culture of open access and supporting open data requirements mandated, for example, through grant conditions |
Encouraging open data practices within the organization, aligned with institutional policies and funding requirements |
Facilitating structured dialogue in collaboration with the GBIF Secretariat—through meetings with audiences via regional forums, communities of practice, or thematic working groups |
|
Promoting citizen science and other public participation initiatives that help mobilize biodiversity observations and raise awareness nationally |
Promoting citizen science initiatives within thematic or regional contexts relevant to the organization’s scope |
Supporting the development of emerging projects and initiatives to ensure that they are well aligned with existing data standards and tools, and can make use of existing infrastructure or contribute to further developments |
Supporting emerging organizational or collaborative projects to align with standards and GBIF infrastructure, contributing to innovation and network-wide development |
Organizing or co-hosting national or regional meetings and/or workshops in collaboration with the GBIF Secretariat and other Participant nodes |
Organizing or co-hosting regional or thematic meetings and/or workshops in collaboration with the GBIF Secretariat and other Participant nodes |
3.4. Technical services for biodiversity data management
Maintain and evolve infrastructure to advance biodiversity-related knowledge
Les exemples de services comprennent :
| For national nodes | For organizational nodes |
|---|---|
Increasing the quality of available biodiversity data to meet GBIF data quality requirements, for example, through the standardization and documentation of existing data sources with metadata |
Improving the quality of data from the organization’s network, ensuring alignment with GBIF standards and technical requirements |
Contribute actively to updating GRSciColl and engaging national institutions with collections in data mobilization |
Facilitating mobilization of collections across the organization’s affiliated institutions; contributing to GRSciColl with domain-specific updates |
Providing technical helpdesk support and assisting data holders with data management, using appropriate tools and practices, such as the GBIF data validator |
Offering technical assistance and training to data publishers within the organization’s domain or region |
Providing endorsement of biodiversity data publishers from the country to be added to the GBIF network |
Serving as the endorsing node for data publishers affiliated with the organization and/or aligned with the organization’s scope as appropriate |
Supporting integration of data management planning into national research projects and institutional strategies |
Assisting project teams and organizational partners in developing data management plans that support open biodiversity data sharing |
Providing long-term hosting or storage solutions for national biodiversity datasets when publishers lack capacity |
Offering hosting services for biodiversity datasets within the organizational network or where capacity gaps exist |
Leading or coordinating national data rescue efforts, including mobilization of historical or non-digital biodiversity data |
Supporting domain-specific or organizational data rescue initiatives to recover and digitize legacy biodiversity information |
Coordinating with other biodiversity-related initiatives to ensure maximum interoperability across biodiversity data types |
Fostering interoperability between GBIF infrastructure and specialized platforms or information systems used within the organization’s domain |
4. De quoi les points nodaux ont-ils besoin pour être efficaces ?
4.1. Exigences fondamentales
Les capacités requises par les nœuds participants peuvent être largement réparties en deux catégories (voir Cadre de renforcement des capacités du GBIF) :
-
Capacités fonctionnelles : relatives à l’efficacité organisationnelle et institutionnelle
-
Capacités techniques : les compétences spécifiques, les savoirs et savoir-faire dont les Participants ont besoin pour mobiliser, gérer et utiliser les données sur la biodiversité.
Les exigences de base suivantes doivent être prises en compte lors de l’établissement d’un point nodal. L’absence de l’un de ces éléments réduira l’efficacité globale du nœud.
4.1.1. Capacités fonctionnelles
Capacité de planification et d’élaboration de politiques
Aptitude à formuler des stratégies, des plans et des politiques fondés sur des évaluations pertinentes.
-
Un mandat clair (officiel ; institutionnel) par lequel le nœud se voit confier la responsabilité formelle de promouvoir, coordonner et faciliter la gestion et l’utilisation des données sur la biodiversité entre les institutions concernées dans le réseau du Participant.
-
A governance structure or mechanism that enables connections between the node and its work and the relevant audiences within the Participant country or organization. For national nodes, an actively engaged governing body should guide and support the node, helping to ensure that the relevant actors feel ownership of the node’s work. For organizational nodes, a mechanism should be in place for the node to connect with the organization’s broader governance to enable appropriate planning and steering of activities relating to open biodiversity data and GBIF.
-
Un objectif à long terme clairement défini, avec des plans à moyen et court terme. Le point nodal a besoin d’une vision et d’une mission faciles à comprendre qui motive l’équipe du nœud, la gouvernance et, plus largement, les parties prenantes. Le point nodal doit être en mesure de formuler une stratégie générale et des plans de travail réguliers s’arrimant aux priorités au niveau du Participant. Ces plans devraient définir les attentes sur ce que le nœud devra effectuer dans un laps de temps donné et aidera à évaluer les performances de celui-ci.
Capacité d’engagement
Aptitude à initier et à maintenir des partenariats et des réseaux.
-
A collaborative framework to form a biodiversity information facility, defined and agreed to by the relevant audiences and partners within the Participant’s domain. For national nodes, this framework should ensure that the node has a well-defined role within the landscape of biodiversity-related institutions, based on strong partnerships and complementary services (see Section 5.1). For organizational nodes, the framework should establish how the node will collaborate across the organization’s network, including any internal agreements to facilitate collaboration across departments or network members. Such frameworks should include community norms and relevant formal agreements around data publishing and data access. They should also ensure that the node recognizes and values its constituent organizations and individuals that contribute to and use its services, in order to build good relationships with them.
-
Plans de communication et de sensibilisation, outils et matériaux pour soutenir le travail collaboratif entre les membres du réseau du nœud et encourager l’ajout de nouveaux membres. Les documents peuvent comprendre un site Web, des bulletins d’information, des brochures, des listes de diffusion et l’utilisation de plates-formes de réseaux sociaux. La stratégie de communication du GBIF peut aider à identifier les messages clés pour les publics concernés, et les Participants peuvent se coordonner avec le Secrétariat sur les activités de communication au sein du réseau GBIF élargi.
Capacité de mise en oeuvre et d’évaluation
Aptitude à gérer, financer, budgéter, mettre en oeuvre et évaluer des projets et des programmes.
-
Des membres du personnel dédiés pour mettre en œuvre le mandat et les plans de travail du nœud (voir Section 5.2). L’équipe du noeud aura besoin d’un large éventail de compétences, allant de l’informatique de la biodiversité à la coordination de réseau et sera appuyé par une formation appropriée.
-
Soutien institutionnel et financier, conformément aux services que le nœud est censé fournir et soutenir, la fourniture des plans de travail du nœud. Le soutien institutionnel peut comprendre une assistance administrative, des installations d’hébergement et un soutien politique nécessaire pour engager des partenaires clés, susciter l’intérêt et la visibilité et mobiliser des fonds.
4.1.2. Capacités techniques
Mobilisation des données sur la biodiversité
Aptitude à collecter, numériser et publier les données sur la biodiversité.
-
Accès à l’infrastructure pour soutenir la mobilisation des données de biodiversité. Outils existants supportent une gamme de modèles d’implémentation, de l’utilisation d’outils de publication de données hébergés jusqu’à la maintenance d’un réseau distribué d’éditeurs de données et d’un index centralisé de données.
-
Un programme visant à encourager et à soutenir les détenteurs de données dans la mobilisation de leurs données, y compris, par exemple, la promotion d’incitants au partage et à la publication des données, l’assistance technique en ligne, la traduction ou l’adaptation de la documentation et des manuels, l’organisation d’ateliers de formation et d’une plateforme e-learning.
Gestion et conservation des données sur la biodiversité
Aptitude à gérer et à conserver les données sur la biodiversité afin d’améliorer continuellement la qualité des données.
-
Un flux de travail pour contribuer à l’amélioration de la qualité des données, lié aux processus d’approbation des éditeurs de données rejoignant le réseau GBIF et d’évaluation des jeux de données. Cela peut inclure des conseils et des informations pour les détenteurs de données sur les exigences de qualité des données et les techniques de gestion des données (voir best practice documents), l’utilisation d’outils et de processus de qualité des données disponibles sur le réseau GBIF (par exemple, le GBIF data validator), et s’assurer que le détenteur de données peut recevoir les commentaires de la communauté GBIF.
Analyse et utilisation des données sur la biodiversité
Aptitude à accéder, analyser et utiliser les données sur la biodiversité.
-
Tools and expertise to generate an agreed set of information products and services including, for example, national, sub-national and thematic species lists, contributions to biodiversity status reporting, a joint collections registry (in collaboration with GRSciColl), and an analysis of biodiversity data needs and gaps that complement those produced by other stakeholders.
-
A programme to support access and use of biodiversity data available through the GBIF network, possibly including a national, regional, or thematic biodiversity data portal. This could include organizing training workshops, linking to national education programmes, translating and adapting documentation, and actions to raise visibility at relevant scientific conferences.
4.1.3. Auto-évaluation des capacités des installations nationales d’information sur la biodiversité
La situation de chaque participant au GBIF est unique, avec différentes forces et défis. Le outil d’autoévaluation des capacités pour les installations nationales d’information sur la biodiversité est conçu pour aider les pays à planifier à n’importe quel stade du développement en identifiant ses forces et ses besoins de capacité en rapport avec le point nodal du participant et le réseau élargi des parties prenantes. Ce questionnaire d’auto-évaluation fournit plus de détails sur les capacités requises pour établir un point nodal efficace et nous recommandons de le compléter dans le cadre du processus de planification d’un nouveau noeud, et de le mettre à jour régulièrement afin suivre les progrès.
Une fois que vous avez identifié les besoins clés en capacité, obtenir l’accès aux conseils et à l’expérience du réseau GBIF peut aider les nouveaux Participants à établir leurs nœuds aussi efficacement que possible. Les projets et les partenariats avec les autres Participants et leurs nœuds peuvent être une forme efficace de développement des capacités, voir les nombreux exemples de succès. Le GBIF a un programme de soutien au renforcement des capacités qui fournit chaque année un cofinancement pour soutenir de tels projets. Des échanges d’idées et d’expériences moins formels, par exemple par le biais de réunions régionales de points nodaux du GBIF, offrent également de belles opportunités pour aider les nœuds à se développer en termes de capacité. Voir Section 6 pour plus de détails.
4.2. Caractéristiques
En plus des exigences fondamentales, les quatre caractéristiques suivantes contribuent à l’efficacité des points nodaux :
-
Neutralité. Puisque les nœuds sont établis pour coordonner, promouvoir et faciliter les activités de partage de données entre plusieurs institutions, leur manque de neutralité réduirait leur efficacité. Par exemple, d’autres institutions de biodiversité et des partenaires potentiels peuvent être réticents à collaborer si une institution nodale est directement impliquée dans la production de données à ses propres fins de recherche. suggérer qu’il est un concurrent ou guidé par des intérêts particuliers. Cependant, les institutions ainsi engagées peuvent bâtir une réputation de confiance au sein de la communauté en offrant des ressources et des services - y compris des connaissances spécialisées sur la conservation de données- aux autres institutions ayant des objectifs similaires. Le nœud devrait être en mesure de travailler avec toutes les parties prenantes concernées, indépendamment des préférences ou des priorités qui ne sont pas définies ou approuvées par l’ensemble de la communauté. L’emplacement institutionnel du noeud est donc décisif pour sa neutralité (voir Section 5.1).
-
Leadership et initiative. Les points nodaux doivent être capables de susciter l’intérêt et de mobiliser les personnes et les organisations en vue de la publication et de l’utilisation des données sur la biodiversité. Le point nodal devrait disposer d’une équipe motivante et bien connectée, impliquée dans des initiatives similaires, et capable de rassembler de multiples communautés pour encourager efficacement la participation, la collaboration et d’autres synergies.
-
Un accent mis sur le service. Les nœuds sont établis pour aider une communauté de personnes et d’institutions, et doivent donc chercher à servir plutôt qu’à dicter. En tant qu’instrument de soutien du réseau du Participant, l’approche axée sur le service devrait imprégner toutes les activités menées par le noeud.
-
Capacité d’adaptation. Les points nodaux ont besoin d’une aptitude à répondre aux changements dans un paysage de bailleurs de fonds, de contributeurs et de partenaires typiquement complexe et large, afin d’adapter leurs stratégies pour rester pertinents, et pour fournir des services continuellement stables à leurs parties prenantes. L’accent sur l’évaluation périodique, ainsi que sur les opportunités d’apprentissage offertes au personnel du point nodal, peut renforcer ces qualités.
5. Quel est le processus recommandé pour mettre en place un point nodal ?
La mise en place d’un point nodal implique un certain nombre de décisions cruciales qui auront un impact sur son efficacité. Il est par conséquent important de soigneusement les examiner dès le départ. Ces décisions s’appliquent principalement aux pays Participants, bien que certaines s’étendent aux organisations lorsqu’il existe plusieurs institutions en réseau pouvant potentiellement accueillir le point nodal. Le processus est typiquement influencé par des facteurs spécifiques au contexte des Participants, qui comprennent :
-
Le paysage institutionnel au niveau du Participant : le nombre et le type d’institutions impliquées dans la biodiversité, les rôles, le contexte social et économique, la tradition de recherche, etc.
-
Les intérêts, les besoins et les priorités du Participant quant aux données et aux informations sur la biodiversité
-
La capacité actuelle et potentielle du Participant en termes de financement, d’infrastructure, de personnel, etc.
Bien que ces facteurs varient considérablement entre les Participants, les leçons de la communauté peuvent aider les nouveaux Participants au GBIF, ou ceux qui subissent des changements stratégiques dans leurs processus décisionnels. Box 4 montre une approche participative simplifiée pour prendre certaines des décisions clés nécessaires afin d' établir un noeud efficace.
La principale recommandation est d’initier un processus participatif au niveau du Participant, avec à sa tête, dans l’idéal, le chef de délégation ou l’institution qui est responsable de la signature du Protocole d’accord du GBIF. Ce processus devrait comprendre une discussion de la vision et de la mission à long terme du point nodal, et la formulation d’une recommandation pour la mise en place du point nodal. Il peut être utile de débuter en envisageant la portée du système d’information sur la biodiversité requise par le Participant, plutôt que d’examiner indépendamment le rôle du point nodal coordinateur. Une première étape efficace consiste à ce que le chef de délégation ou l’institution principale convoque un groupe de représentants des principales institutions parties prenantes pour les aider à prendre part au processus dès le départ.
Voir box 4
De nombreux outils existent pour soutenir le dialogue autour de la mise en place d’un nœud Participant. Nous recommandons d’effectuer une auto-évaluation des capacités (voir Section 4.1.3) pour identifier les principaux points forts et besoins en matière de capacités, et à partir desquels il sera possible de mesurer les progrès à l’avenir. Une évaluation préliminaire évaluation des besoins en matière de contenu réalisée au niveau du Participant par le biais d’une enquête, d’un atelier ou d’une analyse documentaire (éventuellement dirigée par un consultant) peut fournir des informations précieuses pour guider le groupe de parties prenantes dans la formulation de leurs recommandations. Cette évaluation permet de s’assurer que les besoins et les priorités d’un large groupe de parties prenantes sont représentés dans le processus. La cartographie des parties prenantes peut également permettre de comprendre comment le centre et le nœud d’information sur la biodiversité répondront aux besoins et aux priorités du participant, et compléteront d’autres initiatives liées à la biodiversité ou à l’information.
Après avoir défini la portée d’un système d’information sur la biodiversité et la vision et les objectifs à long terme de son point nodal coordinateur, les parties prenantes sont prêtes à discuter des plans de mise en place du point nodal. Ces plans devraient comprendre des aspects tels que le cadre collaboratif, les exigences d’infrastructure, la structure de gouvernance, le financement, l’adhésion aux organes de direction et/ou consultatifs, les rôles et les responsabilités du point nodal, ainsi que la décision cruciale concernant la position du point nodal.
Les questions suivantes peuvent contribuer au processus de mise en place d’un point nodal :
-
Parmi les besoins identifiés, quels sont ceux qui devraient être traités par le point nodal, et ceux dont pourraient se charger les membres du réseau plus large de parties prenantes ?
-
Quels types d’agréments (e.g., des ententes de partage et d’utilisation de données, des normes communautaires, un mandat officiel pour le nœud) sont nécessaires pour appuyer une collaboration efficace entre les intervenants ?
-
Quel type d’infrastructure informatique constitue le modèle idéal pour un système d’information de participants sur la biodiversité ? Existe-t-il des étapes intermédiaires dans le développement de cette infrastructure permettant la fourniture de services fondamentaux le plus tôt que possible ? L’infrastructure devrait-elle s’appuyer sur un système décentralisé, ou le point nodal devrait-il jouer le rôle de pôle central du réseau ?
-
Quel type de structure de gouvernance devrait avoir le point nodal ? Comment cela peut-il favoriser la création d’un sentiment d’appartenance aux activités du point nodal chez les parties prenantes principales du système d’information sur la biodiversité ?
-
Le point nodal requiert-il des organes consultatifs tels qu’un comité scientifique ?
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Quelle est la position institutionnelle susceptible d’octroyer au point nodal la meilleure combinaison de neutralité et de capacité pour assurer ses services principaux ?
-
Quelle institution hôte fournirait au nœud le plus grand soutien institutionnel et financier, ainsi que la stabilité maximale à long terme ? (Voir Section 5.1).
Lors de la conception et de la réalisation du processus de mise en place d’un point nodal, les nouveaux participants sont encouragés à régulièrement demander des conseils et des orientations aux participants existants et au Secrétariat : les expériences précédentes aident souvent à identifier les problèmes potentiels et à trouver des solutions efficaces.
Dans l’idéal, les résultats de ce processus devraient poser le fondement de recommandations pour la mise en place du point nodal de participants (y compris les aspects formels tels que le mandat légal). Le groupe de parties prenantes convoqué pour apporter leur soutien au processus peut être encouragé à devenir les premiers membres du réseau et des organes de direction du point nodal.
La mise en place d’un point nodal de participants et d’un système d’information sur la biodiversité consiste à changer la manière dont les individus et les institutions fonctionnent et coopèrent. Il n’existe pas de solution unique et parfaite, et les choix effectués dépendent des circonstances et des priorités de chaque participant. Plus le processus est inclusif, transparent et participatif, plus les chances de voir le point nodal répondre efficacement aux besoins d’information sur la biodiversité des Participants dans le long terme sont importantes.
5.1. How should a GBIF Participant country select the institutional location for a node?
Tel que mentionné ci-dessus, le choix de l’institution hôte du point nodal est une décision critique susceptible d’avoir des répercussions à long terme sur son efficacité dans la coordination d’un système d’information sur la biodiversité pour le pays. Tableau 1 résume les types d’institutions précédemment désignées comme hôtes des points nodaux du GBIF, ainsi que certains des avantages et inconvénients potentiels associés à chaque type d’hôte. Concentré principalement sur les pays plutôt que sur les organisations, le tableau ne fournit pas une recommandation unique sur l’emplacement d’un noeud mais peut servir de référence lors de l’examen des options possibles. Ces exemples sont généralistes et varieront considérablement en fonction de la situation spécifique du Participant. Les inconvénients potentiels listés dans la colonne de droite peuvent ne pas être applicables à tous les pays ou institutions hôtes.
En plus de choisir la position du point nodal, les Participants ont besoin de décider de la position de l’équipe du point nodal au sein de l’institution hôte : sera-t-elle un organe autonome avec un mandat indépendant, une section ou un département dédié de l’institution hôte, ou un groupe de membres du personnel partageant leurs responsabilités envers le point nodal avec leurs autres fonctions ? Les nouveaux Participants sont encouragés à consulter leurs collègues du réseau et à examiner les profils de pays sur GBIF.org pour les aider à identifier le modèle le plus approprié à leur situation nationale.
Enfin, certains Participants du GBIF ont choisi de répartir l’équipe de leur point nodal sur plusieurs institutions hôtes. Dans ces cas-là, les Participants sont encouragés à désigner une institution pour coordonner l’activité du point nodal et servir de principal point de contact pour les interactions avec le Secrétariat du GBIF et le réseau mondial. Un seul représentant par Participant est nommé pour faire partie du Comité des responsables des points nodaux.
| Avantages potentiels | Désavantages potentiels |
|---|---|
Collections d’Histoire Naturelle |
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Défis et exigences connus de la numérisation et la gestion des données d’histoires naturelles |
Pourrait demander des efforts significatifs afin de démontrer sa neutralité (e.g., si c’est une collection zoologique, qu’elle peut travailler avec d’autre types de collections), ou qu’il n’y a pas de compétitions pour les fonds liés à la numérisation, etc. Pourrait trouver difficile de travailler avec d’autres communautés possédant d’autres types de données de biodiversité (e.g., observations, données écologiques, etc.) Pourrait être difficile pour le noeud de répondre aux besoins de certaines parties prenantes (e.g., décideurs politiques) |
Ministères de la science, de l’environment, et al. |
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Mandat fort et capacités d’influencer et soutenir les décideurs politiques Harmonisation facile avec les politiques, stratégies et programmes nationaux en lien avec la biodiversité |
Défis opérationnels au niveau technique et au niveau du soutien technique (e.g., pour la communauté scientifique) Facilement affectés par les changements politiques Pourrait rencontrer des difficultés à répondre aux besoins d’autres ministères (e.g., de la Science ou de l’Environnement) |
Instituts de recherche en Biologie ou en Biodiversité |
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Haut potentiel de développement facile et rapide des compétences en Informatique de la Biodiversité Connaissance exhaustive du domaine de la recherche en Biodiversité Appuyés par un mandat institutionnel fort et clair |
Pourraient ne pas être perçus comme neutres par toutes les parties prenantes, tout dépendant de la manière dont l’institut correspond au paysage institutionnel général du Participant (par exemple, si il y a un chevauchement ou de la compétition au niveau des ressources) |
Conseils de recherche ou commissions de Sciences & Technologies |
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Excellente position du noeud Participant pour coordonner, promouvoir et faciliter la mobilisation des données de biodiversité provenant de la recherche Harmonisation facile avec les politiques, stratégies et programmes nationaux de recherche |
Pourraient ne pas être perçus comme neutres par toutes les parties prenantes, tout dépendant de la manière dont l’institut correspond au paysage institutionnel général du Participant (par exemple, si il y a un chevauchement ou de la compétition au niveau des ressources) |
Organisations non-gouvernementales |
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Flexibilité et autonomie |
Manque potentiel de mandat, difficulté à développer des engagements formels avec les institutions gouvernementales Pourraient devenir dépendants des projets et du financement alloués à ceux-ci |
Départements ou facultés universitaires |
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Haut potentiel de développement facile et rapide des compétences en Informatique de la Biodiversité Possibilités potentielles d’aligner les activités du noeud avec divers agenda de recherche en biodiversité |
Pourraient faire face à des problématiques de neutralité Pourraient devenir dépendants des projets et du financement alloués à ceux-ci |
Structures informatiques nationales en dehors des domaines de la biodiversité et de la biologie |
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Forte neutralité Accès rapide à des compétences techniques en informatique Connections utiles potentielles avec des priorités nationales hautement financées pour l’innovation et la technologie |
Besoin d’investissement dans du personnel apportant des connaissances scientifiques pertinentes afin de travailler avec les données de biodiversité Besoin de développer des contacts et des connaissances sur les réseaux institutionnels pertinents |
5.2. Quelles sont les recommandations sur les rôles du personnel au sein des points nodaux ?
Alors que les services spécifiques que les noeuds fournissent varient d’un noeud participant à un autre (voir "what-do-nodes-need"), le personnel d’un noeud a besoin de couvrir un nombre spécifiques de fonctions.
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Gestion et coordination
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Sensibilisation, communication, relations publiques et mise en réseau institutionnelle (au niveau régional, national ou thématique)
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Collecte de fonds et élaboration de projets
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Travail administratif (gestion financière, élaboration de rapports, organisation d’évènements et de réunions, etc.)
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Renforcement des capacités
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Service d’assistance technique pour les détenteurs de données
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Assistance TIC, administration de serveur Web et gestion de la base de données
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Développement de logiciels (outils de saisie et de nettoyage de données, outils de visualisation de données, portail et interfaces Internet de données, services Internet, etc.)
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Analyse et modélisation des données
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Scientific liaison and promotion of data use in relevant research communities and policy areas
Cette diversité de fonctions montre que les points nodaux ont besoin d’un personnel possédant un vaste éventail de compétences, de l’assistance administrative à l’expertise en informatique appliquée à la biodiversité. La décision du choix de personnel d’un point nodal dépend bien entendu de son rôle, du niveau d’aide financière dont il dispose et de la convention d’accueil ou de la position institutionnelle du point nodal. Lorsque les points nodaux sont intégrés dans de larges institutions, les fonctions telles que les tâches administratives sont souvent fournies par l’institution hôte sous la forme de soutien non financier. Le paysage institutionnel au niveau des participants influencera l’importance accordée à certaines compétences : par exemple, lorsqu’un point nodal est coordonné par un grand nombre d’institutions sur la biodiversité, les compétences relatives à la sensibilisation et la mise en réseau seront davantage mises en valeur.
Afin de couvrir les principales fonctions énumérées ci-dessus (en supposant que l’assistance administrative soit fournie par l’institution hôte), les participants peuvent considérer au minimum les quatre rôles suivants pour garantir l’implication du point nodal avec les communautés de parties prenantes, tout en fournissant les compétences techniques nécessaires pour fournir une assistance technique de qualité aux détenteurs et aux utilisateurs de données :
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Un responsable du point nodal pour gérer l’équipe, responsable de la majorité des interactions avec le réseau et le Secrétariat du GBIF, y compris comme représentant du point nodal au Comité des responsables des points nodaux. Les points nodaux peuvent soit combiner ce rôle avec l’un des trois rôles mentionnés ci-dessous, ou, dans l’idéal, nommer une personne entièrement dédiée au poste de responsable du point nodal.
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Une personne qui a une formation scientifique, connaît les communautés de recherche concernées, et a la capacité de motiver et de communiquer avec les détenteurs et les utilisateurs de données, et ceux impliqués dans l’élaboration de politiques
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Une personne qui a une formation en informatique appliquée à la biodiversité, des compétences en gestion des données, et la capacité de fournir une assistance technique aux détenteurs et aux utilisateurs de données, tout en maintenant les bases de données
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Une personne qui a une formation en informatique, capable de développer et de maintenir une infrastructure informatique permettant la publication et l’accès aux données sur la biodiversité, par exemple par le biais d’un portail national de données.
6. Une approche participative de la mise en place d’un point nodal
Supporting the establishment and further development of Participant nodes and their work is a priority for GBIF as a whole. This guide has introduced some important general considerations in the process of establishing a node. This section explains additional resources for further support.
6.1. Comment trouver des exemples de points nodaux ?
The country pages on GBIF.org provide a summarized view of the Voting and Associate Participants’ GBIF-related activities. They include information about:
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Le statut de membre du Participant et sa date d’adhésion au GBIF
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La date de mise en place du point nodal, son site Internet et ses coordonnées
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Un aperçu des données publiées par les institutions du pays, avec des liens vers les éditeurs et les jeux de données, ainsi que des données publiées depuis n’importe où dans le monde à propos de la biodiversité du pays
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A list of news items relating to the Participant country and published by the Participant node and links to social media channels operated by the node
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Peer-reviewed research articles citing GBIF as a data source involving authors from the Participant country, along with other articles relating to the country
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Lorsque disponibles, des listes validées d’espèces introduites et envahissantes présentes dans le pays
Participant Organization pages on GBIF.org display information about these Participants’ membership, data publishing activity and links to the node’s website.
Participant nodes are encouraged to share guiding examples with the community to document their success stories so others can learn from the experience.
Consulting these pages will help to identify the most relevant examples for the specific context of a new GBIF Participant. New Participants are encouraged to use the contact information for the node managers to ask for advice in establishing a node.
6.2. De quelle manière le Comité des responsables des points nodaux contribue-t-il à la mise en place de points nodaux au GBIF ?
Le Comité des responsables des points nodaux est un forum de partage d’informations et de bonnes pratiques entre les points nodaux de Participants. Il sert également de comité consultatif (en anglais), faisant des recommandations aux autres organes de direction du GBIF. Le comité comprend tous les responsables de points nodaux. De ce fait, dès qu’un Participant du GBIF a nommé un responsable de point nodal, il ou elle est invité(e) à participer aux activités du comité.
The Nodes Steering Group (NSG) was established within the committee in 2011, consisting of the Chair and Vice Chairs of the Participant Node Managers Committee, and regional representatives from each of the six GBIF regions (Africa, Asia, Europe and Central Asia, Latin America and the Caribbean, North America, and Oceania). Its objectives include offering specific recommendations to the relevant GBIF bodies based on feedback provided by Participant nodes, and to provide advice on the GBIF Work Programme relevant to nodes.
The Nodes Committee meets every other year for a global event. This meeting, often combined with training activities, provides an excellent forum for interacting with other node managers and planning collaborative activities. In addition, many of the regional subcommittees organize Regional Nodes Meetings either annually or every other year. These meetings advance regional collaborative work between node managers and provide a forum for discussing priorities and opportunities within the region.
Entre les réunions, le comité communique par le biais de listes de diffusion et de téléconférences, et en utilisant également le forum de la communauté GBIF pour soutenir le travail collaboratif. Les nouveaux nœuds Participants sont fortement encouragés à contacter les membres du Comité des Nœuds afin de s’impliquer dans ses activités, accéder à l’expertise du réseau et planifier des projets collaboratifs soutenant la création de noeuds Participants.
6.3. De quelle manière le GBIF contribue-t-il au renforcement des capacités des points nodaux ?
Le renforcement des compétences fournit une base essentielle au fonctionnement durable et à la performance du réseau du Participant du GBIF et de tous ses membres, quel que soit leur niveau de développement.
The GBIF Participants and Secretariat have developed a range of capacity enhancement activities and programmes to empower all members of the GBIF community to carry out their work in the most effective, self-sustained and stable way.
The GBIF Capacity Development Framework provides a detailed overview of GBIF’s work in this area, setting out objectives and goals for embedding capacity on the individual, institutional, national and regional levels. The framework describes capacity development tools and approaches in four areas:
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Supporting node development through collaboration
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Capacity development programmes
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Community of practice support and development
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Training strategy and learning resources
Of particular relevance to establishing new nodes, GBIF operates an onboarding programme for new node managers. This programme provides a series of support activities designed to welcome newly appointed node managers to the GBIF community and promote tools and benefits open to them. It aims to enable their active participation in the network.
The capacity enhancement support programme with an annual call for project proposals provides GBIF Participants with co-funding to address self-identified capacity needs through collaborative regional and international projects. These projects can combine a range of actions, including mentoring between Participant nodes, the organization of regional events and training workshops, the development or adaptation of documentation, and other capacity development collaborations. Participants are encouraged to consider developing project proposals to support the establishment and consolidation of their nodes in collaboration with experts from the GBIF network. Reviewing past projects can provide some useful examples of how to structure collaborative actions aiming to establish new Participant nodes.
GBIF also seeks supplementary funding to support capacity enhancement, such as through the Biodiversity Information for Development (BID) programme. This programme has supported projects to mobilize biodiversity data and promote the use of accessible biodiversity data in support of research and decision-making and provide training to project teams.
The GBIF network acts as a community of practice, with many node managers and their teams volunteering as capacity enhancement mentors, biodiversity open data ambassadors, programme reviewers and resource translators to support the further development of the global community. New Participants are invited to contact the GBIF Secretariat for assistance in identifying mentors to assist with the development of their node, for example, through training events.
Finally, GBIF provides access to training courses and reusable training materials for node managers and staff. Training opportunities and GBIF-related training events are displayed on the events section of GBIF.org.
6.4. Quels sont les autres documents et ressources mis à la disposition des points nodaux ?
GBIF maintains a list of resources for nodes including tools, presentations, manuals and documentation for anyone to use and download.
6.5. Qui contacter pour tout renseignement complémentaire ?
Le personnel du Secrétariat du GBIF est à la disposition des points nodaux pour leur offrir conseils et assistance. Veuillez contacter nodes@gbif.org pour obtenir de plus amples informations.