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Apis mellifera thebugroomno2 iNat

Colophon

Suggestion de citation

GBIF Secretariat (2019) Establishing an Effective GBIF Participant Node: Concepts and general considerations. Copenhagen. https://doi.org/10.15468/doc-z79c-sa53.

Contributeurs

Licence

Le document Mise en place d’un point nodal efficace est publié sous une licence Creative Commons Paternité 4.0 non transposée https://creativecommons.org/licenses/by/4.0.

Contrôle du document

Deuxième (GitHub) édition publiée, avril 2019.

Première édition, mars 2015, par Mélianie Raymond, Olaf Bánki, Kyle Copas, Alberto González-Talaván, Tim Hirsch et Donald Hobern. Et Matthew Blissett.

Initialement basé sur une publication précédente, Towards establishing a functional GBIF Participant Node (Part I) : definitions and general considerations.

Image de couverture

La abeja de miel occidental (Apis mellifera), Hardy County, Florida, Estados Unidos. Foto 2018 thebugroomno2 vía iNaturalist research-grade observations, licenciada bajo CC BY-NC 4.0.

Introduction

La conservation et l’utilisation durable des ressources biologiques dépendent d’une bonne compréhension de la biodiversité et des processus qui la régissent. Si 250 années de recherche et de collecte de données sur la biodiversité ont certes produit une large quantité d’informations, ces informations restent néanmoins dispersées en une multitude de sources et de formats : des spécimens provenant des collections de musées et des rapports de gouvernements locaux aux publications et aux ordinateurs des chercheurs universitaires. À ces ressources historiques viennent s’ajouter les avancées technologiques et scientifiques actuelles qui génèrent des quantités de données gigantesques dans de nouveaux formats. La mobilisation de ces informations de manière structurée en utilisant des normes et des plateformes communes contribue non seulement à la compréhension de la biodiversité, mais permet également un vaste éventail d’utilisations, crée de nouvelles opportunités de recherche et étaye l’élaboration de politiques au niveau national et mondial.

GBIF—the Global Biodiversity Information Facility—is an international network and research infrastructure that exists to enable free and open access to biodiversity data from all sources and to support biodiversity science, environmental research, and evidence-based decision-making. GBIF operates as a federated system of distributed data publishing efforts, coordinated through a global informatics infrastructure and collaborative network.

Depuis la création du GBIF en 2001, les organisations et pays participants ont testé et mis en place des modèles de coordination de la mobilisation, de la gestion et de la réutilisation des données sur la biodiversité au niveau national comme au niveau d’une organisation. Ces efforts se sont axés sur la formation de « points nodaux » de participants. Choisies par chaque participant, ces équipes coordonnent les besoins et les intérêts des nombreuses parties prenantes concernées.

This guide draws on the experience of the GBIF network to offer guidance on establishing an effective Participant node. It targets two main audiences within the ‘GBIF family’: the delegates representing each Participant on the GBIF Governing Board, and the node managers appointed to coordinate biodiversity information facilities within each country or organization. It can also be used by countries and institutions that have not yet joined GBIF, but are making plans to do so. It introduces key concepts and generalized views of Participant node activities, including recommendations on a participatory approach to follow in designating a node, and designing its governance structures.

1. En quoi consiste un point nodal de participants au GBIF ?

Les Participants au GBIF sont des pays, des organisations ou économies internationales qui ont signé le Protocole d’accord du GBIF. Les signataires de cet accord expriment leur engagement à mettre en place un effort coordonné pour contribuer à l’accès libre et l’utilisation des données sur la biodiversité, pour faire avancer la recherche scientifique et pour promouvoir le développement technologique et durable.

A GBIF Participant node is a team designated by a Participant to coordinate a network of people and institutions that produce, manage and use biodiversity data, collectively building an infrastructure for delivering biodiversity information. They are supported by organizational arrangements and informatics solutions, working to improve the availability and usefulness of biodiversity data for research, policy and decision-making. For countries, these networks aresometimes referred to as a biodiversity information facility (see Box 1).

Two main roles are assigned when a Participant joins GBIF: the Head of Delegation and the node manager (see Box 2). The Head of Delegation represents the country, economy or organization on the GBIF Governing Board, and acts as the Participant’s primary focal point for all GBIF-related activity. The node manager leads the operational activities of the country or organization in coordinating the mobilization and use of open-access biodiversity data, and also represents the Participant on the GBIF Participant Node Managers Committee. A Participant node is typically hosted by an existing biodiversity-related institution or institutions in the Participant country, or by Participant organizations.

A broad range of stakeholders are involved in GBIF-related activities at the Participant level, including data holders, biodiversity knowledge experts, data users, and decision-makers Box 3). Participant nodes have the role of connecting each of these audiences’ needs and interests, enabling them to contribute to and benefit from participation in the GBIF network.

Participant nodes typically have four main functions (see also Section 3):

  • Coordinating a community of initiatives relating to biodiversity, including making connections to the international GBIF network

  • Promouvoir et contribuer à la mobilisation des données sur la biodiversité au sein du pays ou du domaine d’activité de l’organisation ;

  • Encouraging the reuse of the available data to support biodiversity-related science and support decision-making for sustainable development

  • Providing expertise on biodiversity data management and improving data quality to support users' needs

Participant nodes are thus knowledge hubs both for biodiversity data and broader GBIF-related activities. They not only guide stakeholders to relevant sources of biodiversity information but also to such things as:

  • Les politiques relatives à la biodiversité et à l’accès libre ;

  • Une expertise sur la gestion des programmes de numérisation, l’organisation de la gestion des données et la mise en place de pratiques favorisant la qualité des données ;

  • Des experts dans différents aspects de la biodiversité ;

  • De plus vastes informations sur la variété d’initiatives en matière de biodiversité.

Most Participant nodes develop a collaborative framework of policies, agreements, community norms and standards, which are adopted by their stakeholders to guide the publication, management and use of biodiversity data.

The governance structure of each Participant node varies but often takes the form of a board or steering committee. This configuration enables data holders, users and other stakeholders to take collective decisions concerning the publishing and reuse of biodiversity data while providing the node with priorities and guidance on the implementation of its work.

Participant nodes provide the technical expertise to support the publication of biodiversity data of the highest possible quality by data holders. This involves using informatics infrastructure, and many implementation models are available, from using hosted data publication services to maintaining a distributed network of data publishers and a centralized index of the data. The node may also support a range of other information products and services, for example, by maintaining a biodiversity data portal and online tools for data analysis.

Encadré 1. Définitions des structures et des rôles fondamentaux du réseau GBIF au niveau des organisations, des économies et des pays Participants

Structures principales

Participant: a country, economy or organization that joins GBIF by signing a Memorandum of Understanding and establishing a co-ordinated effort to support open access and use of biodiversity data, to advance scientific research, and to promote technological and sustainable development.

Système d’information sur la biodiversité : également appelé « BIF », système ou réseau — cette structure plus large de personnes et d’institutions est coordonnée par le point nodal et forme collectivement une infrastructure pour disséminer les informations sur la diversité biologique auprès des parties prenantes concernées.

Participant node: a coordinating team designated by the Participant to coordinate a network of people and institutions that produce, manage and use biodiversity data, collectively building an infrastructure for delivering biodiversity information.

Rôles principaux

Délégation : équipe de personnes nommée par les Participants pour les représenter dans le processus de prise de décision du GBIF, sous la direction du chef de délégation.

Chef de délégation : personne désignée par le Participant pour le représenter au Conseil d’administration du GBIF et prendre part au processus de prise de décision au niveau mondial.

Responsable du point nodal : personne désignée par le Participant pour gérer les activités du point nodal et coordonner le système d’information sur la biodiversité.

Personnel du point nodal : équipe de personnes travaillant dans un point nodal. Les membres de l’équipe travaillent généralement sur des domaines spécifiques tels que l’assistance utilisateur, la liaison scientifique ou le développement technique.

Parties prenantes du système d’information sur la biodiversité : toute personne au sein d’une organisation ou d’un pays Participant qui contribue à l’ensemble des activités du système d’information sur la biodiversité, ou en bénéficie. Parmi elles figurent les personnes et les institutions publiant des données sur la biodiversité, les utilisateurs de données du réseau GBIF (ex. : les chercheurs, les spécialistes de la planification et le secteur privé) et les décideurs impliqués dans l’élaboration de politiques sur les données.

Box 2. GBIF Head of Delegation and Node Manager: roles and responsibilities

Chef de délégation

Following signature of the Memorandum of Understanding (MoU), new GBIF Participants are requested to nominate a Head of Delegation (HoD), to represent the country, economy or organization on the Governing Board, and to act as the Participant’s primary focal point for all GBIF-related activity.

The specific responsibilities of the HoD include:

  • Attending Governing Board meetings held annually, usually in September or October. If the HoD is not able to attend, he/she can appoint a temporary HoD to attend the meeting.

  • Nominating additional delegates to attend Governing Board meetings (a maximum of two additional delegates may attend each meeting, ideally including the Node Manager); informing the Secretariat prior to each meeting about the composition of the delegation.

  • Preparing for such meetings by reading and consulting as appropriate on key documents submitted for approval by the Governing Board, such as the work programme, budget and strategic decisions. All documentation is distributed one month in advance of the meeting.

  • Responding to intersessional communications from the Secretariat and Governing Board Chair between Governing Board meetings, including consultations, calls for award nominations and other requests for which actions or views are sought from Participants.

  • In the case of Voting Participants, exercising the Participant’s vote at Governing Board meetings, including in elections for chairs and vice-chairs of the Governing Board and advisory committees; and responding to calls for nominations for such posts.

  • Within the country or organization of the Participant, leading the strategic direction of GBIF participation, including oversight of the Participant node and ensuring it has adequate mandate and resourcing to carry out its core functions.

  • For country Participants, maintaining good communications with appropriate government departments and agencies, including national focal points from other international biodiversity-related initiatives, to ensure the activities and benefits of GBIF are well understood and supported within governments and in intergovernmental fora.

  • For Voting Participants, working with relevant authorities within government departments or funding agencies, in collaboration with the Secretariat, to ensure that the financial contribution is paid in full and on time, in order to qualify the country for voting rights; and helping to address any issues related to payment of the contribution.

Gestionnaire de nodal

After joining GBIF, Participants are also encouraged as soon as possible to appoint a Node Manager, to lead the operational activities of the country or organization in coordinating the mobilization and use of open-access biodiversity data. Detailed guidance is available in this document, but in summary the responsibilities of the Node Manager include:

  • Managing the node team that will coordinate biodiversity data mobilization, access and use among relevant stakeholders in the country or organization.

  • Collaborating with other node managers and the Secretariat to ensure that the country or organization benefits fully from GBIF participation, including through mentoring arrangements and guidance to share skills and best practices in biodiversity informatics.

  • As a member of the GBIF Nodes Committee, attending global nodes meetings (held every two years) and regional nodes meetings (held either annually or every two years) as well as technical workshops and training events.

  • Paying close attention to communications from the GBIF Secretariat, including webinars and newsletters, on technical developments and opportunities such as capacity enhancement support calls, and keeping the Secretariat informed about node activities that may be of interest to the wider community

  • Establishing a close working relationship with the HoD to ensure he/she is well informed about the needs and performance of the node, and ideally attending Governing Board meetings as an additional delegate

2. À quoi servent les points nodaux ?

Participant nodes and biodiversity information facilities help GBIF Participants increase the return from their past, current, and future investments in biodiversity research and data collection. They help make the publication of primary data part of the scientific mainstream, as much part of culture and practice as publication of the results in research itself. In their facilitating role, nodes help data holders publish their data using common standards and protocols to ensure interoperability and open access and make data available for the widest possible reuse. They also contribute to commitments that promote transparency and open access to scientific data, helping data holders comply with open data regulations and requirements.

Nodes play a valuable role in promoting data management practices and in encouraging the community of biodiversity knowledge-holders to pool their expertise. This work can in turn continuously improve the quality and fitness-for-use of available biodiversity data and provide a platform for taxonomy and collaborative collection management.

By coordinating biodiversity information facilities, nodes are well positioned to assess biodiversity data availability and gaps (taxonomic, spatial and temporal) at the Participant level, to understand data and information use and needs, and to implement strategies in response. Thus, nodes can contribute to setting biodiversity research priorities.

Les points nodaux jouent un rôle important pour promouvoir les pratiques de gestion de données et encourager la communauté des détenteurs de connaissances sur la biodiversité à mettre en commun leur expertise. Ce travail peut ensuite permettre d’améliorer continuellement la qualité et l’aptitude à l’emploi des données sur la biodiversité, et de fournir une plateforme pour la taxonomie et la gestion collaborative des collections.

Nodes can also increase the efficiency of implementing a biodiversity information facility by making use of the common tools, practices, information resources and opportunities for collaborative capacity enhancement available through the GBIF network. By making the connection to GBIF, nodes enable the integration of data mobilized at the Participant level with relevant data published by other countries and organizations. Data mobilized through a Participant biodiversity information facility to serve national needs also become available for reuse by the broader international audience, raising the visibility of the Participant’s data publishing institutions and mobilization efforts.

Finally, Participant nodes help develop capacity in the use of collective biodiversity data resources. Their efforts support both basic and applied research relevant to policy decisions across a range of issues of primary economic and social importance, including food security, agricultural livelihoods, disease risk and the impacts of climate change. This also supports information requirements for meeting national and global commitments including biodiversity-related conventions and sustainable development goals. Thus, fully functional Participant nodes and biodiversity information facilities are instrumental in helping Participants achieve their own biodiversity data-related goals and targets.

Box 3. Stakeholders involved in GBIF activities at the Participant level

La stratégie de communication du GBIF (en anglais) identifie six publics qui représentent différents groupes de parties prenantes aux activités du GBIF. Bien qu’il existe des chevauchements entre ces groupes, chacun possède des intérêts propres et joue un rôle différent dans la réalisation de la vision du GBIF. En voici un résumé.

Le réseau GBIF

Ce groupe comprend les responsables, le personnel et les membres de la gouvernance des points nodaux ; les chefs de délégation et d’autres délégués du Conseil d’administration ; les membres des comités consultatifs ; le personnel et les sous-traitants du Secrétariat ; et le personnel concerné des organisations affiliées.

The key focus of this group is to support participation in the GBIF network through engagement with the other audiences, to support biodiversity data mobilization, management, curation, and use.

Les détenteurs de données

Ce groupe comprend, entre autres, les personnes publiant actuellement les données du GBIF ; les conservateurs, les informaticiens et les scientifiques travaillant avec les collections d’histoire naturelle ; les biologistes de terrain ; les citoyens scientifiques, les réseaux bénévoles d’enregistrement de données et les sites agrégeant les observations ; les auteurs, les rédacteurs et les personnes publiant des recherches scientifiques ; les conservateurs de littérature et d’archives multimédias historiques relatives à la biodiversité ; de même que les organisateurs et les professionnels chargés des enquêtes et des programmes de suivi effectués par les agences publiques, les organisations de gestion des zones protégées et les organisations non gouvernementales.

The key focus of engaging with data holders is to encourage and support biodiversity data mobilization: data digitization, data collection and ultimately publication of their data through the GBIF network.

Les experts en biodiversité

Ce groupe comprend les zoologistes, les botanistes, les mycologues et autres spécialistes d’espèces ; les taxonomistes ; les écologistes ; les réseaux d’expert (ex. : l’UICN, Birdlife) ; et les associations nomenclaturales.

The key focus of engaging with biodiversity knowledge holders is to support biodiversity data management and curation: continuously improving the quality and fitness-for-use of the data mobilized by the GBIF network, and demonstrating that the work of these groups benefits from strong biodiversity information facilities, at national and global levels.

Les utilisateurs de données

Ce groupe comprend les écologistes, y compris les macroécologistes et biogéographes ; les modélisateurs de la distribution des espèces (dont des analystes de l’impact du changement climatique, des risques posés par les espèces envahissantes, des vecteurs de maladies humaines) ; les professionnels de la conservation, y compris les gestionnaires de zones protégées ; les analystes d’impact environnemental et les autorités de planification territoriale stratégique ; les experts en ressources génétiques (pour la diversité des cultures, les composés médicinaux, etc.) ; et la communauté d’évaluation des écosystèmes.

The key focus of engaging with species occurrence data users is to support biodiversity data use: reusing the data accessible through GBIF to support biodiversity-related sciences and environmental research, ultimately to support evidence-based decision making.

Les décisionnaires

Ce groupe comprend les ministères des gouvernements nationaux et les responsables d’agences nationales ; les agences de financement de la recherche ; les représentants des conventions intergouvernementales et les délégués nationaux ; ainsi que les fondations internationales.

The key focus of engaging with funders and executive decision makers is to build support for all GBIF-related activities.

Les parties prenantes publiques

Ce groupe comprend les éducateurs et enseignants ; les étudiants ; les passionnés de faune et de flore ; les particuliers engagés sur le plan environnemental ; et la communauté de développeurs de logiciels non scientifiques.

Bien qu’au niveau mondial ces groupes soient secondaires par rapport aux autres, ils peuvent être d’importantes parties prenantes impliquées dans les activités nationales ou organisationnelles du GBIF, par exemple par le biais d’initiatives de sciences citoyennes. L’implication de ces groupes peut permettre un plus large soutien des activités de mobilisation des données sur la biodiversité et la mise à disposition de tous les citoyens des informations nationales sur la biodiversité.

3. Quels services sont fournis par les points nodaux ?

Les responsabilités et services spécifiques fournis par chaque point nodal varient considérablement, en partie selon les priorités ayant motivé les Participants à devenir membres du GBIF. De plus, certains points nodaux fournissent des services qui dans d’autres pays font partie des responsabilités d’autres institutions indépendantes. Néanmoins, les services et les responsabilités des points nodaux peuvent généralement être regroupés en quatre catégories principales :

3.1. Coordonner la variété d’initiatives liées à la biodiversité, y compris la participation au réseau GBIF

Les exemples de services comprennent :

  • Promoting synergies with national and regional activities involving other global biodiversity initiatives, such as the CBD Clearing-House Mechanism, IPBES, IUCN, OBIS and others, including close liaison or joint working with relevant nodes or focal points for these initiatives

  • La coordination des activités de communication relatives aux informations sur la biodiversité et des activités informatiques, le partage des communications avec l’ensemble de la communauté GBIF par le biais du Secrétariat, et la diffusion d’informations mondiales pertinentes auprès des réseaux de parties prenantes du point nodal au sein du pays ou de l’organisation

  • La contribution aux activités de renforcement des capacités dans l’ensemble du réseau, telles que le mentorat, la formation, le partage d’expertise par le biais de groupes de travail, la participation à des projets collaboratifs, l’évaluation de développements d’autres Participants et du Secrétariat du GBIF

  • La participation au Comité des responsables des points nodaux et aux sous-comités régionaux en donnant des orientations et en contribuant à la mise en oeuvre des programmes de travail du GBIF conformément aux priorités des Participants

  • La promotion de l’expansion de la participation au GBIF à d’autres pays et d’autres organisations

3.2. Faciliter la mobilisation des données sur la biodiversité

Les exemples de services comprennent :

  • L’organisation des données sur la biodiversité au niveau du Participant afin de garantir le libre accès à toutes les données sur la biodiversité disponibles sous forme numérique

  • La promotion et la coordination de l’investissement national dans la numérisation et la mobilisation des informations sur la biodiversité

  • Providing a technical infrastructure and support to enable biodiversity data to be published on the Internet and through the GBIF network (including sampling-event metadata, occurrence data, checklist data and collections metadata)

  • La promotion des avantages de publier les données, par exemple, par le biais des « data papers (en anglais) » comme mécanisme permettant d’obtenir une reconnaissance pour le partage de jeux de données

  • Le développement d’une culture favorisant l’accès libre et encourageant les exigences de données ouvertes, par exemple dans le cadre des conditions d’octroi de subventions

  • Le maintien d’un cadre collaboratif entre les détenteurs et les utilisateurs de données, par exemple, au travers d’accords permettant le partage des données selon des conditions préétablies et encourageant la réutilisation des données

  • Promoting public engagement in biodiversity issues, for example, by supporting citizen science initiatives that mobilize observational data

  • Developing strategies, materials and activities to engage private companies to publish and reuse biodiversity data

3.3. Faciliter l’analyse et l’utilisation des données sur la biodiversité

Les exemples de services comprennent :

  • La facilitation de l’accès aux données sur la biodiversité en promouvant l’utilisation de l’infrastructure du GBIF et/ou en gérant un portail national ou thématique de données sur la biodiversité

  • Promoting the use of correct citation practices for data accessed through the GBIF network

  • Le rôle d’institution de référence pour la dissémination des informations sur la biodiversité

  • Providing support for biodiversity research, through evaluation of data needs and data gaps

  • Encouraging interdisciplinary cooperation between scientists, by sharing relevant examples of data use and through capacity development activities

  • Le soutien à la compilation, la gestion et la publication des inventaires d’espèces et des checklists nationaux, régionaux et thématiques, et l’utilisation de ces listes pour étayer d’autres activités (ex. : travaux de conservation, rapports nationaux)

  • Providing support for policy by, for example, offering advice on the designation of biodiversity research priorities, and helping to mainstream the use of of biodiversity data and information in decision-making, spatial planning, biosecurity, conservation and protected area management

  • L’appui à l’élaboration de rapports nationaux sur la biodiversité, par exemple par le biais de la Convention sur la diversité biologique et d’autres accords multilatéraux sur la biodiversité

3.4. Faciliter la gestion et la conservation des données sur la biodiversité

Les exemples de services comprennent :

  • Increasing the quality of available biodiversity data to meet GBIF data quality requirements, for example, through the standardization and documentation of existing data sources with metadata

  • Assisting data holders with data management, using appropriate tools and practices, such as the GBIF data validator, and through capacity development programmes focused on biodiversity informatics

  • Le rôle de répertoire permanent des données sur la biodiversité au niveau du Participant pour les détenteurs de données qui n’ont pas la capacité de maintenir leurs propres archives de manière permanente

  • Providing endorsement of biodiversity data publishers to be added to the GBIF network

  • Coordinating with other biodiversity-related initiatives to ensure maximum interoperability across biodiversity data types

4. De quoi les points nodaux ont-ils besoin pour être efficaces ?

4.1. Exigences fondamentales

The capacities required by Participant nodes can be broadly divided into two categories (see the GBIF capacity enhancement framework):

  • Capacités fonctionnelles : relatives à l’efficacité organisationnelle et institutionnelle

  • Capacités techniques : les compétences spécifiques, les savoirs et savoir-faire dont les Participants ont besoin pour mobiliser, gérer et utiliser les données sur la biodiversité.

The following basic requirements need to be considered when establishing a Participant node. The lack of any of these will reduce the overall effectiveness of the node.

4.1.1. Capacités fonctionnelles

Capacité de planification et d’élaboration de politiques

Aptitude à formuler des stratégies, des plans et des politiques fondés sur des évaluations pertinentes.

  1. A clear mandate (official; institutional) through which the node is given formal responsibility for promoting, coordinating and facilitating the management and use of biodiversity data among the relevant stakeholder institutions within the Participant’s domain.

  2. A governance structure that is representative of the major stakeholders within the Participant’s domain. An actively engaged governing body that guides and supports the node’s work helps to ensure that the relevant actors feel ownership of the node’s work.

  3. A clearly stated long-term purpose with plans for the medium and short term. The node needs a readily understood vision and mission that motivate the node’s team, governance and broader stakeholders. The node needs to be able to formulate a general strategy and regular work plans in line with priorities at the Participant level. These plans should define expectations about what the node will deliver in a given time frame and will help evaluate the node’s performance.

Capacité d’engagement

Aptitude à initier et à maintenir des partenariats et des réseaux.

  1. A collaborative framework to form a biodiversity information facility, defined and agreed to by the relevant stakeholders and partners within the Participant’s domain. This framework should ensure that the node has a well-defined role within the landscape of biodiversity-related institutions, based on strong partnerships and complementary services (see Section 5.1). It should include community norms and relevant formal agreements around data publishing and data access. It should also ensure that the node recognizes and values its constituent organizations and individuals that contribute to and use its services, in order to build good relationships with them.

  2. Communications and outreach plans, tools and materials to support collaborative work between the members of the node’s network and to encourage the ongoing addition of new members. Materials can include a website, newsletters, brochures, mailing lists and use of social media platforms. The GBIF communications strategy can help identify key messages for relevant audiences, and Participants can coordinate with the Secretariat on communication activities within the wider GBIF network.

Capacité de mise en oeuvre et d’évaluation

Aptitude à gérer, financer, budgéter, mettre en oeuvre et évaluer des projets et des programmes.

  1. Dedicated staff members to implement the node’s mandate and work plans (see Section 5.2). The node team will require a broad range of skills, ranging from biodiversity informatics to network coordination and supported by appropriate training.

  2. Institutional and financial support, in line with services the node is expected to provide and to support the delivery of the node’s work plans. Institutional support can include administrative assistance, hosting facilities, and political endorsement necessary to engage key partners, raise interest and visibility, and mobilize funds.

4.1.2. Capacités techniques

Mobilisation des données sur la biodiversité

Aptitude à collecter, numériser et publier les données sur la biodiversité.

  1. Access to infrastructure to support the mobilization of biodiversity data. Existing tools support a range of implementation models, from using hosted data publication tools to maintaining a distributed network of data publishers and a centralized index of data.

  2. A programme to encourage and support data holders in mobilizing their data, including, for example, promotion of incentives for data sharing and publication, technical helpdesk assistance, the translation or adaptation of documentation and manuals, the organization of training workshops and an e-learning platform.

Gestion et conservation des données sur la biodiversité

Aptitude à gérer et à conserver les données sur la biodiversité afin d’améliorer continuellement la qualité des données.

  1. A workflow for contributing to data quality improvement, linked to the processes of endorsing data publishers joining the GBIF network and evaluation of datasets. This can include guidance and information for data holders on data quality requirements and data management techniques (see best practice documents), use of data quality tools and processes available from the GBIF network (for example, the GBIF data validator), and ensuring that data holder can receive data quality feedback from the GBIF community.

Analyse et utilisation des données sur la biodiversité

Aptitude à accéder, analyser et utiliser les données sur la biodiversité.

  1. Tools and expertise to generate an agreed set of information products and services including, for example, national, sub-national and thematic species lists, contributions to biodiversity status reporting, a metadata catalogue, and an analysis of biodiversity data needs and gaps that complement those produced by other stakeholders.

  2. A programme to support access and use of biodiversity data available through the GBIF network, possibly including a national or thematic biodiversity data portal. This could include organizing training workshops, linking to national education programmes, translating and adapting documentation, and actions to raise visibility at relevant scientific conferences.

4.1.3. Capacity self-assessment for national biodiversity information facilities

The situation of each GBIF Participant is unique, with different capacity strengths and challenges. The capacity self-assessment tool for national biodiversity information facilities is designed to assist countries with planning at any stage of development by identifying capacity strengths and needs relating to the Participant node and the broader stakeholder network. The self-assessment questionnaire provides more detail on the capacity requirements for establishing an effective Participant node and we recommend completing it as part of the planning process for a new node, updating it regularly to track progress.

Once you have identified the key capacity needs, gaining access to the advice and experience of the GBIF network can help new Participants to establish effective nodes as efficiently as possible. Projects and partnerships with other Participants and their nodes can be an effective form of capacity development, for which there are many successful examples. GBIF has a capacity enhancement support programme that provides co-funding each year to support such projects. Less formal exchanges of ideas and experiences, for example, through regional meetings of GBIF nodes, also offer valuable opportunities to help nodes develop the basic capacity requirements. See Section 6 for more detail.

4.2. Caractéristiques

En plus des exigences fondamentales, les quatre caractéristiques suivantes contribuent à l’efficacité des points nodaux :

  1. Neutrality. Since nodes are established to coordinate, promote and facilitate data sharing activities among multiple institutions, any perceived lack of neutrality will reduce their effectiveness. For example, other biodiversity institutions and potential partners may be reluctant to collaborate if a node institution is directly involved in generating data for its own research purposes, suggesting it is a competitor or guided by vested interests. However, institutions thus engaged may also build a reputation of trust within the community by offering resources and services—including specialized knowledge about data curation—to other institutions with similar aims. The node should be able to work with all relevant stakeholders, independently of any preferences or priorities that are not defined or agreed by the whole community. The institutional location of the node is decisive for its neutrality (see Section 5.1).

  2. Leadership et initiative. Les points nodaux doivent être capables de susciter l’intérêt et de mobiliser les personnes et les organisations en vue de la publication et de l’utilisation des données sur la biodiversité. Le point nodal devrait disposer d’une équipe motivante et bien connectée, impliquée dans des initiatives similaires, et capable de rassembler de multiples communautés pour encourager efficacement la participation, la collaboration et d’autres synergies.

  3. A focus on service. Nodes are established to assist a community of people and institutions, and should therefore seek to serve rather than dictate. As a support facility for the Participant’s network, the service-oriented approach should permeate all the activities carried out by the node.

  4. Capacité d’adaptation. Les points nodaux ont besoin d’une aptitude à répondre aux changements dans un paysage de bailleurs de fonds, de contributeurs et de partenaires typiquement complexe et large, afin d’adapter leurs stratégies pour rester pertinents, et pour fournir des services continuellement stables à leurs parties prenantes. L’accent sur l’évaluation périodique, ainsi que sur les opportunités d’apprentissage offertes au personnel du point nodal, peut renforcer ces qualités.

5. Quel est le processus recommandé pour mettre en place un point nodal ?

La mise en place d’un point nodal implique un certain nombre de décisions cruciales qui auront un impact sur son efficacité. Il est par conséquent important de soigneusement les examiner dès le départ. Ces décisions s’appliquent principalement aux pays Participants, bien que certaines s’étendent aux organisations lorsqu’il existe plusieurs institutions en réseau pouvant potentiellement accueillir le point nodal. Le processus est typiquement influencé par des facteurs spécifiques au contexte des Participants, qui comprennent :

  1. Le paysage institutionnel au niveau du Participant : le nombre et le type d’institutions impliquées dans la biodiversité, les rôles, le contexte social et économique, la tradition de recherche, etc.

  2. Les intérêts, les besoins et les priorités du Participant quant aux données et aux informations sur la biodiversité

  3. La capacité actuelle et potentielle du Participant en termes de financement, d’infrastructure, de personnel, etc.

While these factors vary considerably between Participants, lessons from the community can help new GBIF Participants, or those going through strategic changes in their decision-making processes. Box 4 shows a simplified participatory approach towards making some of the key decisions necessary to establish an effective node.

La principale recommandation est d’initier un processus participatif au niveau du Participant, avec à sa tête, dans l’idéal, le chef de délégation ou l’institution qui est responsable de la signature du Protocole d’accord du GBIF. Ce processus devrait comprendre une discussion de la vision et de la mission à long terme du point nodal, et la formulation d’une recommandation pour la mise en place du point nodal. Il peut être utile de débuter en envisageant la portée du système d’information sur la biodiversité requise par le Participant, plutôt que d’examiner indépendamment le rôle du point nodal coordinateur. Une première étape efficace consiste à ce que le chef de délégation ou l’institution principale convoque un groupe de représentants des principales institutions parties prenantes pour les aider à prendre part au processus dès le départ.

Voir box 4

Many tools exist to support dialogue around the establishment of a Participant node. We recommend carrying out a capacity self-assessment (see Section 4.1.3) to identify the key capacity strengths and needs, and from which to measure progress in future. A preliminary content needs assessment conducted at the Participant level through a survey, workshop or literature analysis (possibly led by a consultant) can provide valuable information to guide the stakeholder group in formulating their recommendations. This assessment helps ensure that the needs and priorities of a broad stakeholder group are represented in the process. Stakeholder mapping can also shape an understanding how the biodiversity information facility and node will address the Participant’s needs and priorities, and complement other biodiversity-related or information-related initiatives.

Après avoir défini la portée d’un système d’information sur la biodiversité et la vision et les objectifs à long terme de son point nodal coordinateur, les parties prenantes sont prêtes à discuter des plans de mise en place du point nodal. Ces plans devraient comprendre des aspects tels que le cadre collaboratif, les exigences d’infrastructure, la structure de gouvernance, le financement, l’adhésion aux organes de direction et/ou consultatifs, les rôles et les responsabilités du point nodal, ainsi que la décision cruciale concernant la position du point nodal.

Les questions suivantes peuvent contribuer au processus de mise en place d’un point nodal :

  1. Parmi les besoins identifiés, quels sont ceux qui devraient être traités par le point nodal, et ceux dont pourraient se charger les membres du réseau plus large de parties prenantes ?

  2. Which type of agreements (e.g., data sharing/use agreements, community norms, a formal mandate for the node) are needed to support effective collaboration between stakeholders?

  3. Quel type d’infrastructure informatique constitue le modèle idéal pour un système d’information de participants sur la biodiversité ? Existe-t-il des étapes intermédiaires dans le développement de cette infrastructure permettant la fourniture de services fondamentaux le plus tôt que possible ? L’infrastructure devrait-elle s’appuyer sur un système décentralisé, ou le point nodal devrait-il jouer le rôle de pôle central du réseau ?

  4. Quel type de structure de gouvernance devrait avoir le point nodal ? Comment cela peut-il favoriser la création d’un sentiment d’appartenance aux activités du point nodal chez les parties prenantes principales du système d’information sur la biodiversité ?

  5. Le point nodal requiert-il des organes consultatifs tels qu’un comité scientifique ?

  6. Quelle est la position institutionnelle susceptible d’octroyer au point nodal la meilleure combinaison de neutralité et de capacité pour assurer ses services principaux ?

  7. Which institutional location would provide the node with the greatest institutional and financial support, as well as the maximum long-term stability? (See Section 5.1).

Lors de la conception et de la réalisation du processus de mise en place d’un point nodal, les nouveaux participants sont encouragés à régulièrement demander des conseils et des orientations aux participants existants et au Secrétariat : les expériences précédentes aident souvent à identifier les problèmes potentiels et à trouver des solutions efficaces.

Dans l’idéal, les résultats de ce processus devraient poser le fondement de recommandations pour la mise en place du point nodal de participants (y compris les aspects formels tels que le mandat légal). Le groupe de parties prenantes convoqué pour apporter leur soutien au processus peut être encouragé à devenir les premiers membres du réseau et des organes de direction du point nodal.

La mise en place d’un point nodal de participants et d’un système d’information sur la biodiversité consiste à changer la manière dont les individus et les institutions fonctionnent et coopèrent. Il n’existe pas de solution unique et parfaite, et les choix effectués dépendent des circonstances et des priorités de chaque participant. Plus le processus est inclusif, transparent et participatif, plus les chances de voir le point nodal répondre efficacement aux besoins d’information sur la biodiversité des Participants dans le long terme sont importantes.

5.1. Comment un participant au GBIF devrait-il choisir la position institutionnelle d’un point nodal ?

As discussed above, the institutional location for the node is a critical decision likely to have long-term impacts on its effectiveness in coordinating biodiversity information for the country. Tableau 1 summarizes the types of institutions previously designated as hosts of GBIF Participant nodes, as well as some of the potential advantages and disadvantages associated with each type of host. Focused mainly on countries rather than organizations, the table does not provide a single recommendation on where to locate a node but can serve as a reference while considering options. These examples are generalized and will vary greatly depending on the specific situation of the Participant. The potential disadvantages in the right-hand column may not be applicable to all countries or host institutions.

En plus de choisir la position du point nodal, les Participants ont besoin de décider de la position de l’équipe du point nodal au sein de l’institution hôte : sera-t-elle un organe autonome avec un mandat indépendant, une section ou un département dédié de l’institution hôte, ou un groupe de membres du personnel partageant leurs responsabilités envers le point nodal avec leurs autres fonctions ? Les nouveaux Participants sont encouragés à consulter leurs collègues du réseau et à examiner les profils de pays sur GBIF.org (en anglais) pour les aider à identifier le modèle le plus approprié à leur situation nationale.

Enfin, certains Participants du GBIF ont choisi de répartir l’équipe de leur point nodal sur plusieurs institutions hôtes. Dans ces cas-là, les Participants sont encouragés à désigner une institution pour coordonner l’activité du point nodal et servir de principal point de contact pour les interactions avec le Secrétariat du GBIF et le réseau mondial. Un seul représentant par Participant est nommé pour faire partie du Comité des responsables des points nodaux.

Tableau 1. Exemples généralisés des types d’institutions désignées comme hôtes des points nodaux.
Potential advantages Potential disadvantages

Natural history collections

Existing knowledge of the challenges and requirements of digitizing and managing natural history data

May take significant effort to demonstrate neutrality (e.g., if it is a zoological collection, that it can work with other types of collections), or that it is not competing for digitization funds, etc.

May find difficulty in engaging with other communities holding other types of biodiversity data (e.g., observations, ecological data, etc.)

Can make it difficult for the node to serve the needs of some stakeholders (e.g., policymakers)

Ministries of science, environment, et al.

Very strong mandate and capacity to influence and support policy and decision making

Easily aligned with national biodiversity policies, strategies, and programme

Challenges to operate at the technical level and to provide technical support (e.g., to the scientific community)

Easily affected by political changes

May find difficulties in addressing needs from other ministries (e.g., from science or environment)

Biodiversity or biological research institutes

High potential for developing capacity in biodiversity informatics easily and quickly

Full knowledge of the biodiversity-research realm

May have a strong and clear institutional mandate

May not be perceived as neutral by all stakeholders, depending on how the institute fits within the Participant’s overall institutional landscape (for example, if there is overlap or competition for resources)

Research councils or science & technology commissions

Excellent position to use the Participant node to coordinate, promote and facilitate the mobilization of biodiversity data from research

Easily aligned with national research policies, strategies, and programmes

May not be perceived as neutral by all stakeholders, depending on how the institute fits within the Participant’s overall institutional landscape (for example, if there is overlap or competition for resources)

Non-governmental organizations

Flexibility and autonomy

Potential lack of mandate, difficulty in formally engaging with government institutions

May become dependent on projects and project-based funding

University departments or faculties

High potential for developing capacity in biodiversity informatics easily and quickly

Potential for aligning the node’s activities with various biodiversity research agenda

May face neutrality issues

May become dependent on projects and project-based funding

National informatics facilities outside the biodiversity/ biological domain

Strong position of neutrality

Ready access to technical capacity in informatics

Potentially useful connections with well-funded national priorities on innovation and technology

Need to invest in staff bringing relevant scientific domain knowledge to work effectively with biodiversity data

Need to build contacts and knowledge of relevant institutional networks

5.2. Quelles sont les recommandations sur les rôles du personnel au sein des points nodaux ?

While the specific services that nodes provide vary from one Participant to another (see Section 4), a node’s staff need to cover a number of typical functions:

  • Gestion et coordination

  • Sensibilisation, communication, relations publiques et mise en réseau institutionnelle (au niveau régional, national ou thématique)

  • Collecte de fonds et élaboration de projets

  • Travail administratif (gestion financière, élaboration de rapports, organisation d’évènements et de réunions, etc.)

  • Renforcement des capacités

  • Service d’assistance technique pour les détenteurs de données

  • Assistance TIC, administration de serveur Web et gestion de la base de données

  • Développement de logiciels (outils de saisie et de nettoyage de données, outils de visualisation de données, portail et interfaces Internet de données, services Internet, etc.)

  • Analyse et modélisation des données

  • Liaison scientifique et promotion de l’utilisation des données au sein des communautés de recherche concernées

Cette diversité de fonctions montre que les points nodaux ont besoin d’un personnel possédant un vaste éventail de compétences, de l’assistance administrative à l’expertise en informatique appliquée à la biodiversité. La décision du choix de personnel d’un point nodal dépend bien entendu de son rôle, du niveau d’aide financière dont il dispose et de la convention d’accueil ou de la position institutionnelle du point nodal. Lorsque les points nodaux sont intégrés dans de larges institutions, les fonctions telles que les tâches administratives sont souvent fournies par l’institution hôte sous la forme de soutien non financier. Le paysage institutionnel au niveau des participants influencera l’importance accordée à certaines compétences : par exemple, lorsqu’un point nodal est coordonné par un grand nombre d’institutions sur la biodiversité, les compétences relatives à la sensibilisation et la mise en réseau seront davantage mises en valeur.

Afin de couvrir les principales fonctions énumérées ci-dessus (en supposant que l’assistance administrative soit fournie par l’institution hôte), les participants peuvent considérer au minimum les quatre rôles suivants pour garantir l’implication du point nodal avec les communautés de parties prenantes, tout en fournissant les compétences techniques nécessaires pour fournir une assistance technique de qualité aux détenteurs et aux utilisateurs de données :

  • Un responsable du point nodal pour gérer l’équipe, responsable de la majorité des interactions avec le réseau et le Secrétariat du GBIF, y compris comme représentant du point nodal au Comité des responsables des points nodaux. Les points nodaux peuvent soit combiner ce rôle avec l’un des trois rôles mentionnés ci-dessous, ou, dans l’idéal, nommer une personne entièrement dédiée au poste de responsable du point nodal.

  • Une personne qui a une formation scientifique, connaît les communautés de recherche concernées, et a la capacité de motiver et de communiquer avec les détenteurs et les utilisateurs de données, et ceux impliqués dans l’élaboration de politiques

  • Une personne qui a une formation en informatique appliquée à la biodiversité, des compétences en gestion des données, et la capacité de fournir une assistance technique aux détenteurs et aux utilisateurs de données, tout en maintenant les bases de données

  • Une personne qui a une formation en informatique, capable de développer et de maintenir une infrastructure informatique permettant la publication et l’accès aux données sur la biodiversité, par exemple par le biais d’un portail national de données.

Box 4. A participatory approach to establishing a Participant node

discrete

Box 5: Example of staff roles for a Participant node

Cet exemple suppose que les rôles administratifs sont couverts par l’institution hôte.

example of staff roles participant node.fr

6. Une approche participative de la mise en place d’un point nodal

Soutenir la mise en place et le développement des points nodaux et de leur travail constitue une priorité pour le GBIF dans son ensemble. Ce guide a permis d’expliquer d’importantes considérations générales sur le processus de mise en place d’un point nodal. Cette section présente d’autres opportunités permettant de bénéficier de l’expérience du réseau GBIF dans ce domaine.

6.1. Comment trouver des exemples de points nodaux ?

La liste des pays Participants sur GBIF.org (en anglais) donne un aperçu des activités liées au GBIF menées par les Participants. S’y trouvent des informations sur :

  • Le statut de membre du Participant et sa date d’adhésion au GBIF

  • La date de mise en place du point nodal, son site Internet et ses coordonnées

  • An overview of the data published from the country’s institutions, with links to the data publishers and datasets, as well as data published from anywhere in the world about biodiversity located in the country

  • Des informations sur l’histoire, la vision et la mission, la structure et le financement national du point nodal

  • Une liste de faits d’actualité relatifs au pays publiée par le point nodal, ainsi que des liens vers les médias sociaux administrés par le point nodal

  • Peer-reviewed research articles citing GBIF as a data source involving authors from the Participant country, as well as articles relating to the country

  • Where available, validated lists of introduced and invasive species occurring in the country

Information about organization Participants currently displays information about these Participants’ membership, data publishing activity, and links to the node’s website.

Participant nodes are encouraged to share guiding examples with the community, documenting their success stories that others can learn from in establishing or developing their nodes.

Consulting these pages will help to identify the most relevant examples for the specific context of a new GBIF Participant. New Participants are encouraged to use the contact information for the node managers and staff to ask other network members or capacity enhancement mentors for advice in establishing a node.

6.2. De quelle manière le Comité des responsables des points nodaux contribue-t-il à la mise en place de points nodaux au GBIF ?

Le Comité des responsables des points nodaux (en anglais) est un forum de partage d’informations et de bonnes pratiques entre les points nodaux de Participants. Il sert également de comité consultatif (en anglais), faisant des recommandations aux autres organes de direction du GBIF. Le comité comprend tous les responsables de points nodaux. De ce fait, dès qu’un Participant du GBIF a nommé un responsable de point nodal, il ou elle est invité(e) à participer aux activités du comité.

The Nodes Steering Group (NSG) was established within the committee in 2011, consisting of the Chair and Vice Chairs of the Participant Node Managers Committee, and regional representatives from each of the six GBIF regions (Africa, Asia, Europe, Latin America, North America and Oceania). Its objectives include offering specific recommendations to the relevant GBIF bodies based on feedback provided by Participant nodes, and to provide advice on the GBIF Work Programme relevant to nodes.

The Nodes Committee meets in a Global Nodes Meeting every other year. These meetings, often combined with training activities, provide an excellent forum for interacting with other node managers and planning collaborative activities. In addition, many of the regional subcommittees organize Regional Nodes Meetings either annually or every other year. These meetings advance regional collaborative work between node managers and provide a forum for discussing priorities and opportunities within the region.

In between meetings, the committee communicates via mailing lists and teleconferences, also making use of the GBIF community forum to support collborative work. New Participant nodes are strongly encouraged to contact members of the Nodes Committee to get involved in its activities, access the expertise of the network and plan collaborative projects to support the establishment of Participant nodes.

6.3. De quelle manière le GBIF contribue-t-il au renforcement des capacités des points nodaux ?

Capacity enhancement provides an essential foundation for the sustainable functioning and performance of the GBIF Participant network and all its members, regardless of their level of development.

The GBIF Participants and Secretariat have developed a range of capacity enhancement activities and programmes to empower all members of the GBIF community to carry out their work in the most effective, self-sustained and stable way. Capacity enhancement includes improving the way Participants can contribute to and benefit from GBIF, how they organize their work and how they relate to other Participants at regional and global scales. GBIF supports capacity enhancement in the network through five complementary approaches shown in Box 6.

GBIF maintains capacity self-assessment guidelines for national biodiversity information facilities and for data holding institutions as tools to support planning and the tracking of progress, for example through projects.

Un *programme de soutien au renforcement des capacités (en anglais) qui lance un appel annuel à propositions de projets permet aux Participants au GBIF d’obtenir un cofinancement pour des projets collaboratifs régionaux et internationaux visant à satisfaire les besoins de renforcement de capacités qu’ils ont eux-mêmes identifiés. Ces projets sont associés à une série d’actions, dont le mentorat entre points nodaux de participants, l’organisation d’ateliers de formation régionaux, la rédaction ou l’adaptation de documents, des actions de plaidoyer en faveur du GBIF et des évaluations de besoins. Les Participants sont encouragés à considérer l’élaboration de propositions de projet pour aider à la mise en place et à la consolidation de leurs points nodaux en collaboration avec des experts du réseau GBIF. Les projets antérieurs (en anglais) constituent des exemples utiles de la manière de structurer des actions collaboratives visant à mettre en place des points nodaux.

GBIF also seeks supplementary funding to support capacity enhancement, as through the Biodiversity Fund for Asia (BIFA) and the Biodiversity Information for Development (BID) programme. These programmes have support projects to mobilize biodiversity data and promote the use of accessible biodiversity data in support of research and decision-making, and provide training to project teams.

Le GBIF offre également aux responsables et au personnel des points nodaux des opportunités de formation. Des évènements de formation ayant trait au GBIF sont organisés partout dans le monde et sont annoncés dans la rubrique « Events » du site GBIF.org.

Finally, the GBIF network acts as a community of practice, with many node managers and their teams volunteering as capacity enhancement mentors and biodiversity open data ambassadors to support the further development of the global community. New Participants are invited to contact the GBIF Secretariat for assistance in identifying mentors to assist with the development of their node, for example, through training events.

6.4. Quels sont les autres documents et ressources mis à la disposition des points nodaux ?

GBIF maintains a list of freely accessible resources for nodes including tools, presentations, manuals and documentation for anyone to use and download.

6.5. Qui contacter pour tout renseignement complémentaire ?

Staff from the GBIF Secretariat are available to provide guidance and assistance to Participant nodes. Please contact nodes@gbif.org for further information.

Box 6. GBIF’s capacity enhancement approach