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Apis mellifera thebugroomno2 iNat

Colophon

Citação sugerida

GBIF Secretariat (2019) Establishing an Effective GBIF Participant Node: Concepts and general considerations. Copenhagen. https://doi.org/10.15468/doc-z79c-sa53.

Colaboradores

Licença

Estabelecer um Nó de Participante do GBIF Eficaz é uma publicação licenciada ao abrigo da Licença Universal com Atribuição 4.0 da Creative Commons..

Controlo do Documento

Second (GitHub) edition published, April 2019.

First edition, March 2015, by Mélianie Raymond, Olaf Bánki, Kyle Copas, Alberto González-Talaván, Tim Hirsch and Donald Hobern. And Matthew Blissett.

Base uma publicação anterior: Towards establishing a functional GBIF Participant Node (Part I): definitions and general considerations.

Imagem de Capa

Western honey bee (Apis mellifera), Hardy County, Florida, United States. Photo 2018 thebugroomno2 via iNaturalist research-grade observations, licensed under CC BY-NC 4.0.

Introdução

A conservação e a utilização sustentável dos recursos biológicos dependem de uma compreensão da biodiversidade e dos respetivos processos subjacentes. Embora os 250 anos de investigação de biodiversidade e recolha de dados tenham gerado uma grande quantidade de informação, estas encontram-se dispersas por várias fontes e formatos: desde os espécimes de coleções de museus e relatórios de governos locais até à literatura publicada e aos próprios computadores dos investigadores de universidades. Para além destes recursos históricos, os avanços tecnológicos e científicos atuais estão a gerar mais dados em grandes quantidades e novos formatos. Mobilizar esta informação de uma forma estruturada, utilizando ao mesmo tempo os padrões e plataformas comuns não só contribui para a compreensão da biodiversidade, mas também permite um vasto leque de utilizações, cria novas oportunidades de investigação e dá apoio à elaboração de políticas aos níveis nacional e global.

GBIF—the Global Biodiversity Information Facility—is an international network and research infrastructure that exists to enable free and open access to biodiversity data from all sources and to support biodiversity science, environmental research, and evidence-based decision-making. GBIF operates as a federated system of distributed data publishing efforts, coordinated through a global informatics infrastructure and collaborative network.

Desde a criação do GBIF em 2001 que os países e organizações participantes têm vindo a testar e desenvolver modelos para coordenar a mobilização, gestão e reutilização de dados de biodiversidade a nível nacional, ou no âmbito de uma organização. A formação de nós de Participantes teve um papel fundamental nestas iniciativas. Designadas por cada Participante, estas equipas coordenam as necessidades e interesses das muitas partes interessadas envolvidas.

This guide draws on the experience of the GBIF network to offer guidance on establishing an effective Participant node. It targets two main audiences within the ‘GBIF family’: the delegates representing each Participant on the GBIF Governing Board, and the node managers appointed to coordinate biodiversity information facilities within each country or organization. It can also be used by countries and institutions that have not yet joined GBIF, but are making plans to do so. It introduces key concepts and generalized views of Participant node activities, including recommendations on a participatory approach to follow in designating a node, and designing its governance structures.

1. O que é um nó de Participante do GBIF?

Os Participantes no GBIF são países, organizações internacionais ou economias que assinaram o Memorando de Entendimento (MOU) do GBIF. Os signatários deste acordo declaram o seu compromisso em estabelecer uma iniciativa coordenada para dar apoio ao acesso e utilização livre de dados de biodiversidade, fomentar a investigação científica e promover o desenvolvimento tecnológico e sustentável.

A GBIF Participant node is a team designated by a Participant to coordinate a network of people and institutions that produce, manage and use biodiversity data, collectively building an infrastructure for delivering biodiversity information. They are supported by organizational arrangements and informatics solutions, working to improve the availability and usefulness of biodiversity data for research, policy and decision-making. For countries, these networks aresometimes referred to as a biodiversity information facility (see Box 1).

Two main roles are assigned when a Participant joins GBIF: the Head of Delegation and the node manager (see Box 2). The Head of Delegation represents the country, economy or organization on the GBIF Governing Board, and acts as the Participant’s primary focal point for all GBIF-related activity. The node manager leads the operational activities of the country or organization in coordinating the mobilization and use of open-access biodiversity data, and also represents the Participant on the GBIF Participant Node Managers Committee. A Participant node is typically hosted by an existing biodiversity-related institution or institutions in the Participant country, or by Participant organizations.

A broad range of stakeholders are involved in GBIF-related activities at the Participant level, including data holders, biodiversity knowledge experts, data users, and decision-makers Box 3). Participant nodes have the role of connecting each of these audiences’ needs and interests, enabling them to contribute to and benefit from participation in the GBIF network.

Participant nodes typically have four main functions (see also Section 3):

  • Coordinating a community of initiatives relating to biodiversity, including making connections to the international GBIF network

  • Promover e apoiar a mobilização de dados de biodiversidade no âmbito do país ou da organização

  • Encouraging the reuse of the available data to support biodiversity-related science and support decision-making for sustainable development

  • Providing expertise on biodiversity data management and improving data quality to support users' needs

Participant nodes are thus knowledge hubs both for biodiversity data and broader GBIF-related activities. They not only guide stakeholders to relevant sources of biodiversity information but also to such things as:

  • Políticas associadas à biodiversidade e ao acesso aberto

  • Conhecimento sobre como dirigir programas de digitalização, organizar a gestão de dados e implementar práticas de qualidade nos dados

  • Especialistas individuais em vários aspetos da biodiversidade

  • Informação mais vasta sobre o panorama de iniciativas de biodiversidade

Most Participant nodes develop a collaborative framework of policies, agreements, community norms and standards, which are adopted by their stakeholders to guide the publication, management and use of biodiversity data.

The governance structure of each Participant node varies but often takes the form of a board or steering committee. This configuration enables data holders, users and other stakeholders to take collective decisions concerning the publishing and reuse of biodiversity data while providing the node with priorities and guidance on the implementation of its work.

Participant nodes provide the technical expertise to support the publication of biodiversity data of the highest possible quality by data holders. This involves using informatics infrastructure, and many implementation models are available, from using hosted data publication services to maintaining a distributed network of data publishers and a centralized index of the data. The node may also support a range of other information products and services, for example, by maintaining a biodiversity data portal and online tools for data analysis.

Box 1. Definitions of key structures and roles in the GBIF network at the level of Participant country

Principais Estruturas

Participant: a country, economy or organization that joins GBIF by signing a Memorandum of Understanding and establishing a co-ordinated effort to support open access and use of biodiversity data, to advance scientific research, and to promote technological and sustainable development.

Sistema de Informação sobre a Biodiversidade: Variadamente descrito como um “BIF”, um sistema ou uma rede, uma estrutura mais ampla de pessoas e instituições, coordenada pelo nó que forma coletivamente uma infraestrutura para prestar informações sobre biodiversidade às partes interessadas relevantes.

Participant node: a coordinating team designated by the Participant to coordinate a network of people and institutions that produce, manage and use biodiversity data, collectively building an infrastructure for delivering biodiversity information.

Principais Funções

Delegação: a equipa e pessoas nomeadas pelos Participantes para os representar na tomada de decisões do GBIF, sob a liderança do Chefe de Delegação.

Chefe de Delegação: a pessoa designada pelo Participante para atuar como seu representante no Conselho de Administração do GBIF e participar na tomada de decisões a nível global.

Gestor do nó: a pessoa designada pelo Participante para gerir as atividades do nó e coordenar um sistema de informação sobre a biodiversidade.

Equipa do nó: a equipa de pessoas que trabalha num nó de Participantes. Concentra-se geralmente em áreas específicas, tais como assistência ao utilizador, coordenação científica ou desenvolvimento técnico.

Partes Interessadas do Sistema de Informação sobre a Biodiversidade: qualquer pessoa de um país ou organização Participante que contribua para o trabalho global do sistema de informação sobre a biodiversidade, ou que beneficie do mesmo. Alguns exemplos incluem publicadores de dados de biodiversidade, utilizadores de dados mediados pelo GBIF (ex.: investigadores científicos, agências de planeamento e o setor privado) e decisores envolvidos no desenvolvimento de políticas de dados.

Box 2. GBIF Head of Delegation and Node Manager: roles and responsibilities

Head of Delegation

Following signature of the Memorandum of Understanding (MoU), new GBIF Participants are requested to nominate a Head of Delegation (HoD), to represent the country, economy or organization on the Governing Board, and to act as the Participant’s primary focal point for all GBIF-related activity.

The specific responsibilities of the HoD include:

  • Attending Governing Board meetings held annually, usually in September or October. If the HoD is not able to attend, he/she can appoint a temporary HoD to attend the meeting.

  • Nominating additional delegates to attend Governing Board meetings (a maximum of two additional delegates may attend each meeting, ideally including the Node Manager); informing the Secretariat prior to each meeting about the composition of the delegation.

  • Preparing for such meetings by reading and consulting as appropriate on key documents submitted for approval by the Governing Board, such as the work programme, budget and strategic decisions. All documentation is distributed one month in advance of the meeting.

  • Responding to intersessional communications from the Secretariat and Governing Board Chair between Governing Board meetings, including consultations, calls for award nominations and other requests for which actions or views are sought from Participants.

  • In the case of Voting Participants, exercising the Participant’s vote at Governing Board meetings, including in elections for chairs and vice-chairs of the Governing Board and advisory committees; and responding to calls for nominations for such posts.

  • Within the country or organization of the Participant, leading the strategic direction of GBIF participation, including oversight of the Participant node and ensuring it has adequate mandate and resourcing to carry out its core functions.

  • For country Participants, maintaining good communications with appropriate government departments and agencies, including national focal points from other international biodiversity-related initiatives, to ensure the activities and benefits of GBIF are well understood and supported within governments and in intergovernmental fora.

  • For Voting Participants, working with relevant authorities within government departments or funding agencies, in collaboration with the Secretariat, to ensure that the financial contribution is paid in full and on time, in order to qualify the country for voting rights; and helping to address any issues related to payment of the contribution.

Node Manager

After joining GBIF, Participants are also encouraged as soon as possible to appoint a Node Manager, to lead the operational activities of the country or organization in coordinating the mobilization and use of open-access biodiversity data. Detailed guidance is available in this document, but in summary the responsibilities of the Node Manager include:

  • Managing the node team that will coordinate biodiversity data mobilization, access and use among relevant stakeholders in the country or organization.

  • Collaborating with other node managers and the Secretariat to ensure that the country or organization benefits fully from GBIF participation, including through mentoring arrangements and guidance to share skills and best practices in biodiversity informatics.

  • As a member of the GBIF Nodes Committee, attending global nodes meetings (held every two years) and regional nodes meetings (held either annually or every two years) as well as technical workshops and training events.

  • Paying close attention to communications from the GBIF Secretariat, including webinars and newsletters, on technical developments and opportunities such as capacity enhancement support calls, and keeping the Secretariat informed about node activities that may be of interest to the wider community

  • Establishing a close working relationship with the HoD to ensure he/she is well informed about the needs and performance of the node, and ideally attending Governing Board meetings as an additional delegate

2. Por que são necessários os nós de Participantes?

Participant nodes and biodiversity information facilities help GBIF Participants increase the return from their past, current, and future investments in biodiversity research and data collection. They help make the publication of primary data part of the scientific mainstream, as much part of culture and practice as publication of the results in research itself. In their facilitating role, nodes help data holders publish their data using common standards and protocols to ensure interoperability and open access and make data available for the widest possible reuse. They also contribute to commitments that promote transparency and open access to scientific data, helping data holders comply with open data regulations and requirements.

Nodes play a valuable role in promoting data management practices and in encouraging the community of biodiversity knowledge-holders to pool their expertise. This work can in turn continuously improve the quality and fitness-for-use of available biodiversity data and provide a platform for taxonomy and collaborative collection management.

By coordinating biodiversity information facilities, nodes are well positioned to assess biodiversity data availability and gaps (taxonomic, spatial and temporal) at the Participant level, to understand data and information use and needs, and to implement strategies in response. Thus, nodes can contribute to setting biodiversity research priorities.

Nodes play a role in coordinating the broad landscape of biodiversity informatics initiatives by engaging new communities and making international connections through GBIF. This coordination helps to create strong partnerships and alignment of efforts, complementing other biodiversity-related initiatives by providing the data foundations and infrastructure for a wide range of applications.

Nodes can also increase the efficiency of implementing a biodiversity information facility by making use of the common tools, practices, information resources and opportunities for collaborative capacity enhancement available through the GBIF network. By making the connection to GBIF, nodes enable the integration of data mobilized at the Participant level with relevant data published by other countries and organizations. Data mobilized through a Participant biodiversity information facility to serve national needs also become available for reuse by the broader international audience, raising the visibility of the Participant’s data publishing institutions and mobilization efforts.

Finally, Participant nodes help develop capacity in the use of collective biodiversity data resources. Their efforts support both basic and applied research relevant to policy decisions across a range of issues of primary economic and social importance, including food security, agricultural livelihoods, disease risk and the impacts of climate change. This also supports information requirements for meeting national and global commitments including biodiversity-related conventions and sustainable development goals. Thus, fully functional Participant nodes and biodiversity information facilities are instrumental in helping Participants achieve their own biodiversity data-related goals and targets.

Box 3. Stakeholders involved in GBIF activities at the Participant level

A estratégia de comunicação do GBIF identifica seis públicos que representam vários grupos de partes interessadas envolvidas em atividades do GBIF. Embora haja alguma sobreposição entre estes grupos, cada um tem os seus interesses e funções a desempenhar ao contribuírem para a visão do GBIF. É aqui apresentado um resumo.

A Rede GBIF

Este grupo inclui os coordenadores dos nós, a equipa e os membros de governação; os chefes de delegação e outros delegados da Assembleia Geral; membros do comité consultivo; equipa e prestadores de serviço do Secretariado; e a equipa relevante em organizações afiliadas.

The key focus of this group is to support participation in the GBIF network through engagement with the other audiences, to support biodiversity data mobilization, management, curation, and use.

Detentores de dados

Este grupo inclui, entre outros, os publicadores de dados atuais do GBIF; os curadores das coleções de história natural, os informáticos e cientistas; os biólogos de campo; os cidadãos cientistas, as redes de registo de voluntários e sitios agregadores de observações; os autores, editores e publicadores de investigação científica; os zeladores de literatura e arquivos multimédia históricos associados à biodiversidade; e os organizadores e responsáveis de inquéritos e programas de monitorização levados a cabo para agências públicas, pela gestão de áreas protegidas e pelas organizações não governamentais.

The key focus of engaging with data holders is to encourage and support biodiversity data mobilization: data digitization, data collection and ultimately publication of their data through the GBIF network.

Especialistas com conhecimento sobre a biodiversidade

Este grupo inclui os zoólogos, botânicos, micólogos e outro tipo de especialistas; taxonomistas; ecologistas; redes especializadas (ex.: IUCN, Birdlife); e associações nomenclaturais.

The key focus of engaging with biodiversity knowledge holders is to support biodiversity data management and curation: continuously improving the quality and fitness-for-use of the data mobilized by the GBIF network, and demonstrating that the work of these groups benefits from strong biodiversity information facilities, at national and global levels.

Utilizadores de dados

Este grupo inclui os ecólogos, onde se integram os macroecólogos e os biogeógrafos; os modeladores de distribuição de espécies (inclui os analistas dos impactos das alterações climáticas, dos riscos das espécies invasivas e dos vetores de doença humana); os responsáveis da conservação, incluindo os planeadores de áreas protegidas; os analistas de impacto ambiental e as autoridades de planeamento espacial estratégico; os especialistas em recursos genéticos (para a diversidade de culturas, compostos medicinais, etc.); e a comunidade de avaliação de ecossistemas.

The key focus of engaging with species occurrence data users is to support biodiversity data use: reusing the data accessible through GBIF to support biodiversity-related sciences and environmental research, ultimately to support evidence-based decision making.

Decisores

Este grupo inclui o ministério do governo central e os funcionários de agências; as agências de financiamento à investigação; os agentes de convenções intergovernamentais e delegados nacionais; e as fundações globais.

The key focus of engaging with funders and executive decision makers is to build support for all GBIF-related activities.

Partes públicas interessadas

Este grupo inclui os educadores; estudantes; entusiastas da vida selvagem; indivíduos ambientalmente responsáveis; e a comunidade não científica de criadores de software.

Embora ao nível global estes grupos sejam secundários em relação aos outros, podem mesmo assim ser partes interessadas essenciais envolvidas em atividades nacionais ou organizacionais do GBIF, como por exemplo através de iniciativas de ciência cidadã. O envolvimento destes grupos pode criar um suporte mais vasto para as atividades que mobilizam dados de biodiversidade e disponibilizar gratuitamente a todos os cidadãos a informação de biodiversidade de um país.

3. Por que são necessários os nós de Participantes?

As responsabilidades e serviços específicos prestados por cada nó variam significativamente, dependendo em parte das prioridades do Participante para aderir ao GBIF. Além disso, alguns nós de Participantes do GBIF dispõem de serviços que são prestados por outras instituições associadas à biodiversidade, noutros países e organizações. Não obstante, os serviços e responsabilidades dos nós podem agrupar-se, de um modo geral, em quatro categorias principais:

3.1. Coordenar o panorama de iniciativas associadas à biodiversidade, incluindo a participação na Rede GBIF

Os exemplos de serviços incluem:

  • Promoting synergies with national and regional activities involving other global biodiversity initiatives, such as the CBD Clearing-House Mechanism, IPBES, IUCN, OBIS and others, including close liaison or joint working with relevant nodes or focal points for these initiatives

  • Coordenar as atividades de comunicação associadas à informação sobre biodiversidade e às atividades de informática, partilhando comunicações com a comunidade GBIF mais vasta através do Secretariado e divulgando a informação global relevante às redes de partes interessadas no país ou organização do nó

  • Beneficiar de e contribuir para as atividades de desenvolvimento de capacidades em toda a rede, tais como a orientação, formação, partilha de conhecimento através de grupos de tarefas, participação em projetos colaborativos, teste e aconselhamento sobre novos desenvolvimentos de outros Participantes e do Secretariado GBIF

  • Participar no Comité de Coordenadores dos Nós de Participantes do GBIF e nos subcomités regionais, dando orientação e contribuindo para a implementação dos programas de trabalho do GBIF de acordo com as prioridades do Participante

  • Promover a expansão da participação do GBIF a outros países e organizações

3.2. Apoiar a mobilização de dados de biodiversidade

Os exemplos de serviços incluem:

  • Organizar dados de biodiversidade na área do Participante para assegurar o acesso aberto a todos os dados de biodiversidade disponíveis digitalmente

  • Promover e coordenar o investimento nacional na digitalização e mobilização de informação sobre a biodiversidade

  • Providing a technical infrastructure and support to enable biodiversity data to be published on the Internet and through the GBIF network (including sampling-event metadata, occurrence data, checklist data and collections metadata)

  • Promover os benefícios da publicação de dados, como por exemplo através da utilização de artigos de dados como mecanismo para obter o reconhecimento pela partilha de conjuntos de dados

  • Desenvolver uma cultura de acesso aberto e apoiar os requisitos de dados abertos impostos através, por exemplo, de condições de subvenção

  • Manter uma estrutura colaborativa entre os detentores de dados e os respetivos utilizadores, por exemplo através de acordos de partilha de dados que permitam a ocorrência da mesma de acordo com os termos acordados e incentivem a reutilização de dados

  • Promoting public engagement in biodiversity issues, for example, by supporting citizen science initiatives that mobilize observational data

  • Developing strategies, materials and activities to engage private companies to publish and reuse biodiversity data

3.3. Apoiar a análise e utilização de dados de biodiversidade

Os exemplos de serviços incluem:

  • Fomentar o acesso a dados de biodiversidade, promovendo a utilização da infraestrutura do GBIF e/ou mantendo um portal nacional ou temático de dados de biodiversidade

  • Promoting the use of correct citation practices for data accessed through the GBIF network

  • Atuar como uma instituição de referência para informação sobre biodiversidade

  • Providing support for biodiversity research, through evaluation of data needs and data gaps

  • Encouraging interdisciplinary cooperation between scientists, by sharing relevant examples of data use and through capacity development activities

  • Dar apoio à compilação, manutenção e publicação de inventários e listas nacionais, subnacionais e temáticos de verificação de espécies, bem como à utilização de tais listas para apoiar outras atividades (ex.: trabalho de conservação, relatórios nacionais).

  • Providing support for policy by, for example, offering advice on the designation of biodiversity research priorities, and helping to mainstream the use of of biodiversity data and information in decision-making, spatial planning, biosecurity, conservation and protected area management

  • Dar apoio aos relatórios nacionais sobre a biodiversidade, como por exemplo ao abrigo da Convenção sobre a Diversidade Biológica e de outros acordos multilaterais associados à biodiversidade

3.4. Apoiar a gestão e curadoria de dados de biodiversidade

Os exemplos de serviços incluem:

  • Increasing the quality of available biodiversity data to meet GBIF data quality requirements, for example, through the standardization and documentation of existing data sources with metadata

  • Assisting data holders with data management, using appropriate tools and practices, such as the GBIF data validator, and through capacity development programmes focused on biodiversity informatics

  • Atuar como um repositório permanente de dados de biodiversidade na área do Participante para detentores de dados que não tenham capacidade para manter os seus próprios registos permanentes

  • Providing endorsement of biodiversity data publishers to be added to the GBIF network

  • Coordinating with other biodiversity-related initiatives to ensure maximum interoperability across biodiversity data types

4. Por que são necessários os nós de Participantes?

4.1. Requisitos básicos

The capacities required by Participant nodes can be broadly divided into two categories (see the GBIF capacity enhancement framework):

  • Capacidades funcionais: associadas à eficácia organizacional e institucional

  • Capacidades técnicas: as aptidões, o conhecimento e as competências de que os Participantes necessitam para mobilizar, gerir e utilizar os dados de biodiversidade

The following basic requirements need to be considered when establishing a Participant node. The lack of any of these will reduce the overall effectiveness of the node.

4.1.1. Capacidades funcionais

Capacidade Política e de Planeamento

A capacidade de formular estratégias, planos e políticas com base nas avaliações relevantes.

  1. A clear mandate (official; institutional) through which the node is given formal responsibility for promoting, coordinating and facilitating the management and use of biodiversity data among the relevant stakeholder institutions within the Participant’s domain.

  2. A governance structure that is representative of the major stakeholders within the Participant’s domain. An actively engaged governing body that guides and supports the node’s work helps to ensure that the relevant actors feel ownership of the node’s work.

  3. A clearly stated long-term purpose with plans for the medium and short term. The node needs a readily understood vision and mission that motivate the node’s team, governance and broader stakeholders. The node needs to be able to formulate a general strategy and regular work plans in line with priorities at the Participant level. These plans should define expectations about what the node will deliver in a given time frame and will help evaluate the node’s performance.

Capacidade de Envolvimento

A capacidade de iniciar e manter parcerias e redes.

  1. A collaborative framework to form a biodiversity information facility, defined and agreed to by the relevant stakeholders and partners within the Participant’s domain. This framework should ensure that the node has a well-defined role within the landscape of biodiversity-related institutions, based on strong partnerships and complementary services (see Section 5.1). It should include community norms and relevant formal agreements around data publishing and data access. It should also ensure that the node recognizes and values its constituent organizations and individuals that contribute to and use its services, in order to build good relationships with them.

  2. Communications and outreach plans, tools and materials to support collaborative work between the members of the node’s network and to encourage the ongoing addition of new members. Materials can include a website, newsletters, brochures, mailing lists and use of social media platforms. The GBIF communications strategy can help identify key messages for relevant audiences, and Participants can coordinate with the Secretariat on communication activities within the wider GBIF network.

Capacidade de Implementação e Avaliação

A capacidade de gerir, financiar, orçamentar, implementar e avaliar projetos e programas.

  1. Dedicated staff members to implement the node’s mandate and work plans (see Section 5.2). The node team will require a broad range of skills, ranging from biodiversity informatics to network coordination and supported by appropriate training.

  2. Institutional and financial support, in line with services the node is expected to provide and to support the delivery of the node’s work plans. Institutional support can include administrative assistance, hosting facilities, and political endorsement necessary to engage key partners, raise interest and visibility, and mobilize funds.

4.1.2. Capacidades técnicas

Mobilização de dados de biodiversidade

A capacidade de recolher, digitalizar e publicar dados de biodiversidade.

  1. Access to infrastructure to support the mobilization of biodiversity data. Existing tools support a range of implementation models, from using hosted data publication tools to maintaining a distributed network of data publishers and a centralized index of data.

  2. A programme to encourage and support data holders in mobilizing their data, including, for example, promotion of incentives for data sharing and publication, technical helpdesk assistance, the translation or adaptation of documentation and manuals, the organization of training workshops and an e-learning platform.

Gestão e curadoria de dados de biodiversidade

A capacidade de gerir e assegurar a curadoria de dados de biodiversidade, como meio de melhorar continuamente a qualidade dos dados.

  1. A workflow for contributing to data quality improvement, linked to the processes of endorsing data publishers joining the GBIF network and evaluation of datasets. This can include guidance and information for data holders on data quality requirements and data management techniques (see best practice documents), use of data quality tools and processes available from the GBIF network (for example, the GBIF data validator), and ensuring that data holder can receive data quality feedback from the GBIF community.

Análise e utilização de dados de biodiversidade

A capacidade de aceder, analisar e utilizar dados de biodiversidade.

  1. Tools and expertise to generate an agreed set of information products and services including, for example, national, sub-national and thematic species lists, contributions to biodiversity status reporting, a metadata catalogue, and an analysis of biodiversity data needs and gaps that complement those produced by other stakeholders.

  2. A programme to support access and use of biodiversity data available through the GBIF network, possibly including a national or thematic biodiversity data portal. This could include organizing training workshops, linking to national education programmes, translating and adapting documentation, and actions to raise visibility at relevant scientific conferences.

4.1.3. Capacity self-assessment for national biodiversity information facilities

The situation of each GBIF Participant is unique, with different capacity strengths and challenges. The capacity self-assessment tool for national biodiversity information facilities is designed to assist countries with planning at any stage of development by identifying capacity strengths and needs relating to the Participant node and the broader stakeholder network. The self-assessment questionnaire provides more detail on the capacity requirements for establishing an effective Participant node and we recommend completing it as part of the planning process for a new node, updating it regularly to track progress.

Once you have identified the key capacity needs, gaining access to the advice and experience of the GBIF network can help new Participants to establish effective nodes as efficiently as possible. Projects and partnerships with other Participants and their nodes can be an effective form of capacity development, for which there are many successful examples. GBIF has a capacity enhancement support programme that provides co-funding each year to support such projects. Less formal exchanges of ideas and experiences, for example, through regional meetings of GBIF nodes, also offer valuable opportunities to help nodes develop the basic capacity requirements. See Section 6 for more detail.

4.2. Características

Para além dos requisitos básicos, as quatro características seguintes ajudam os nós de Participantes a serem eficazes:

  1. Neutrality. Since nodes are established to coordinate, promote and facilitate data sharing activities among multiple institutions, any perceived lack of neutrality will reduce their effectiveness. For example, other biodiversity institutions and potential partners may be reluctant to collaborate if a node institution is directly involved in generating data for its own research purposes, suggesting it is a competitor or guided by vested interests. However, institutions thus engaged may also build a reputation of trust within the community by offering resources and services—including specialized knowledge about data curation—to other institutions with similar aims. The node should be able to work with all relevant stakeholders, independently of any preferences or priorities that are not defined or agreed by the whole community. The institutional location of the node is decisive for its neutrality (see Section 5.1).

  2. Liderança e iniciativa. Os nós devem ser capazes de estimular o interesse e mobilizar as pessoas e organizações para a publicação e utilização de dados de biodiversidade. O nó deve exibir uma equipa inspiradora e bem relacionada que esteja envolvida em iniciativas semelhantes em outros locais e seja capaz de reunir múltiplas comunidades para incentivar eficazmente a participação, colaboração e outras sinergias.

  3. A focus on service. Nodes are established to assist a community of people and institutions, and should therefore seek to serve rather than dictate. As a support facility for the Participant’s network, the service-oriented approach should permeate all the activities carried out by the node.

  4. Adaptabilidade. Os nós devem ser capazes de responder às alterações no panorama tipicamente amplo e complexo de financiadores, contribuidores e parceiros, adaptar as suas estratégias para manter a sua relevância e prestar serviços continuamente estáveis às suas partes interessadas. Estas qualidades podem beneficiar de um enfoque na análise e avaliação periódicas, bem como da concessão de oportunidades de aprendizagem online para a equipa do nó.

5. Qual é o processo recomendado para estabelecer um nó de Participante?

Estabelecer um nó de Participante envolve várias decisões críticas que irão influenciar a sua eficácia e que, por conseguinte, merecem ser bem ponderados a partir do início. Estas decisões aplicam-se sobretudo aos Participantes do país, embora algumas se estendam às organizações quando existem várias instituições em rede, onde um nó se pode potencialmente basear. O processo é geralmente influenciado por fatores específicos do contexto do Participante, incluindo:

  1. O panorama institucional ao nível do Participante: o número e tipo de instituições envolvidas na biodiversidade, funções, contexto social e económico, tradição de investigação, etc.

  2. Os interesses, necessidades e prioridades do Participante relativamente aos dados e informação sobre biodiversidade

  3. A capacidade atual e potencial do Participante em termos de financiamento, infraestrutura, equipa, etc.

While these factors vary considerably between Participants, lessons from the community can help new GBIF Participants, or those going through strategic changes in their decision-making processes. Box 4 shows a simplified participatory approach towards making some of the key decisions necessary to establish an effective node.

A principal recomendação é iniciar um processo participativo ao nível do Participante, idealmente dirigido pelo Chefe de Delegação ou pela instituição que foi encarregue de assinar o Memorando de Entendimento do GBIF. Este processo deve incluir um debate sobre a visão e missão a longo prazo para o nó de Participante, bem como a formulação de uma recomendação para o estabelecimento do nó. Pode ser útil começar por encarar o âmbito do sistema de informação sobre a biodiversidade requerido pelo Participante, ao invés de considerar apenas a função do nó coordenador. Um primeiro passo eficaz é o Chefe de Delegação ou a instituição principal reunir um grupo de representantes das principais instituições de partes interessadas de biodiversidade do Participante, ajudando a assegurar a sua responsabilização no processo a partir do início.

See box 4

Many tools exist to support dialogue around the establishment of a Participant node. We recommend carrying out a capacity self-assessment (see Section 4.1.3) to identify the key capacity strengths and needs, and from which to measure progress in future. A preliminary content needs assessment conducted at the Participant level through a survey, workshop or literature analysis (possibly led by a consultant) can provide valuable information to guide the stakeholder group in formulating their recommendations. This assessment helps ensure that the needs and priorities of a broad stakeholder group are represented in the process. Stakeholder mapping can also shape an understanding how the biodiversity information facility and node will address the Participant’s needs and priorities, and complement other biodiversity-related or information-related initiatives.

Após definir o âmbito de um sistema de informação sobre a biodiversidade, bem como a visão e os objetivos a longo prazo para o seu nó coordenador, as partes interessadas estão preparadas para debater os planos de implementação do nó. Estes devem incluir aspetos como a estrutura colaborativa, os requisitos da infraestrutura, a estrutura de governação, o financiamento, a adesão dos órgãos diretivos e/ou consultivos, as funções e responsabilidades do nó, bem como a decisão crucial de onde localizar o nó.

As perguntas seguintes podem ajudar no processo de estabelecer um nó:

  1. Quais das necessidades identificadas devem ser tratadas pelo nó e quais podem ser tratadas pelos membros da rede principal de partes interessadas?

  2. Which type of agreements (e.g., data sharing/use agreements, community norms, a formal mandate for the node) are needed to support effective collaboration between stakeholders?

  3. Que tipo de infraestrutura informática proporciona o modelo ideal para um sistema de informação sobre a biodiversidade do Participante? Existem fases intermédias no desenvolvimento desta infraestrutura que permitam a prestação de serviços básicos o mais cedo possível? A infraestrutura deve basear-se num sistema distribuído ou deverá o nó atuar como o centro principal da rede?

  4. Que tipo de estrutura de governação deve ter o nó? Como é que isto poderá ajudar a criar um sentido de responsabilidade nas atividades do nó para as principais partes interessadas do sistema de informação sobre a biodiversidade?

  5. O nó requer órgãos consultivos, tais como comités científicos?

  6. Que local institucional daria ao nó a melhor combinação possível de neutralidade e capacidade para dar apoio aos principais serviços?

  7. Which institutional location would provide the node with the greatest institutional and financial support, as well as the maximum long-term stability? (See Section 5.1).

Ao conceber e implementar o processo de estabelecer um nó, os novos Participantes são incentivados a procurar regularmente aconselhamento e orientação diretamente junto dos Participantes existentes e do Secretariado: a experiência prévia ajuda muitas vezes a identificar potenciais problemas e encontrar soluções eficazes.

Idealmente, os resultados deste processo devem constituir a base das recomendações para estabelecer o nó de Participantes (incluindo aspetos formais como o mandato jurídico). O grupo de partes interessadas reunidas para dar apoio a este processo pode ser incentivado para virem a tornar-se nos membros iniciais da rede e dos órgãos diretivos do nó.

Estabelecer um nó de Participante e um sistema de informação sobre a biodiversidade é alterar a forma como os indivíduos e as instituições atuam e cooperam. Não existe uma solução única e perfeita, sendo que as escolhas dependerão das circunstâncias e prioridades de cada Participante. Quanto mais inclusivo, claro e participativo for o processo, maiores são as probabilidades de o nó satisfazer eficazmente as necessidades de informação sobre biodiversidade do Participante a longo prazo.

5.1. Como é que um Participante do GBIF deve selecionar o local institucional para um nó?

As discussed above, the institutional location for the node is a critical decision likely to have long-term impacts on its effectiveness in coordinating biodiversity information for the country. Tabela 1 summarizes the types of institutions previously designated as hosts of GBIF Participant nodes, as well as some of the potential advantages and disadvantages associated with each type of host. Focused mainly on countries rather than organizations, the table does not provide a single recommendation on where to locate a node but can serve as a reference while considering options. These examples are generalized and will vary greatly depending on the specific situation of the Participant. The potential disadvantages in the right-hand column may not be applicable to all countries or host institutions.

Além de escolher o local do nó, os Participantes necessitam de decidir o posicionamento da equipa do nó na instituição anfitriã: será um órgão autónomo com um mandato independente, uma secção ou departamento dedicados da instituição anfitriã, ou um grupo de membros de equipa que partilham as suas responsabilidades no nó com outras funções? Os novos Participantes são aconselhados a consultar os colegas na rede e examinar os perfis dos países em GBIF.org para ajudar a identificar o modelo mais apropriado para as circunstâncias nacionais.

Como nota final, alguns Participantes do GBIF optaram por dividir a sua equipa de nó entre várias instituições anfitriãs. Em tais casos, os Participantes são aconselhados a designar uma instituição para coordenar a atividade do nó e atuar como o principal ponto de contacto para as interações com o Secretariado GBIF e a rede global. Apenas pode ser nomeado um representante por Participante para o Comité de Coordenadores dos Nós de Participantes.

Tabela 1. Exemplos generalizados dos tipos de instituições designadas como anfitriãs dos nós de Participantes do GBIF.
Potential advantages Potential disadvantages

Natural history collections

Existing knowledge of the challenges and requirements of digitizing and managing natural history data

May take significant effort to demonstrate neutrality (e.g., if it is a zoological collection, that it can work with other types of collections), or that it is not competing for digitization funds, etc.

May find difficulty in engaging with other communities holding other types of biodiversity data (e.g., observations, ecological data, etc.)

Can make it difficult for the node to serve the needs of some stakeholders (e.g., policymakers)

Ministries of science, environment, et al.

Very strong mandate and capacity to influence and support policy and decision making

Easily aligned with national biodiversity policies, strategies, and programme

Challenges to operate at the technical level and to provide technical support (e.g., to the scientific community)

Easily affected by political changes

May find difficulties in addressing needs from other ministries (e.g., from science or environment)

Biodiversity or biological research institutes

High potential for developing capacity in biodiversity informatics easily and quickly

Full knowledge of the biodiversity-research realm

May have a strong and clear institutional mandate

May not be perceived as neutral by all stakeholders, depending on how the institute fits within the Participant’s overall institutional landscape (for example, if there is overlap or competition for resources)

Research councils or science & technology commissions

Excellent position to use the Participant node to coordinate, promote and facilitate the mobilization of biodiversity data from research

Easily aligned with national research policies, strategies, and programmes

May not be perceived as neutral by all stakeholders, depending on how the institute fits within the Participant’s overall institutional landscape (for example, if there is overlap or competition for resources)

Non-governmental organizations

Flexibility and autonomy

Potential lack of mandate, difficulty in formally engaging with government institutions

May become dependent on projects and project-based funding

University departments or faculties

High potential for developing capacity in biodiversity informatics easily and quickly

Potential for aligning the node’s activities with various biodiversity research agenda

May face neutrality issues

May become dependent on projects and project-based funding

National informatics facilities outside the biodiversity/ biological domain

Strong position of neutrality

Ready access to technical capacity in informatics

Potentially useful connections with well-funded national priorities on innovation and technology

Need to invest in staff bringing relevant scientific domain knowledge to work effectively with biodiversity data

Need to build contacts and knowledge of relevant institutional networks

5.2. Quais são as recomendações para as funções da equipa nos nós?

While the specific services that nodes provide vary from one Participant to another (see Section 4), a node’s staff need to cover a number of typical functions:

  • Gestão e coordenação

  • Intervenção, comunicações, relações públicas e trabalho institucional em rede (ao nível regional, nacional ou temático)

  • Angariação de fundos e elaboração de projetos

  • Trabalho administrativo (gestão financeira, preparação de relatórios, organização de eventos e reuniões, etc.)

  • Aumento da capacidade

  • Serviço de assistência técnica para detentores de dados (apoio técnico)

  • Apoio às TIC, especialista Web e gestão de bases de dados

  • Desenvolvimento de software (captura de dados e ferramentas de limpeza, ferramentas de visualização de dados, portal de dados e interfaces Web, serviços Web, etc.)

  • Análise e modelação de dados

  • Ligação científica e promoção da utilização de dados nas comunidades de investigação relevantes

Esta diversidade de funções deixa claro que os nós requerem uma equipa com um vasto leque de aptidões que vão desde o apoio administrativo ao conhecimento em informática da biodiversidade. Decidir sobre a equipa a atribuir a um nó irá obviamente depender das suas funções previstas, do nível de apoio financeiro e do acordo de hospedagem ou local institucional do nó. Nos casos em que os nós estão integrados em instituições de maior dimensão, funções como as tarefas administrativas são muitas vezes cumpridas através do apoio em espécie do anfitrião. O panorama institucional ao nível do Participante irá afetar a importância dada a aptidões específicas: por exemplo, quando um nó está a coordenar um grande número de instituições associadas à biodiversidade irá necessitar de maior ênfase nas aptidões de intervenção e trabalho em rede.

Para assegurar as principais funções referidas acima (presumindo que o apoio administrativo é fornecido pela instituição anfitriã), os Participantes podem considerar, pelo menos, as quatro funções seguintes para assegurar o envolvimento do nó nas comunidades de partes interessadas, ao mesmo tempo que são asseguradas as aptidões técnicas necessárias para prestar um bom apoio técnico aos detentores e utilizadores de dados:

  • Um administrador do nó como gestor da equipa, responsável pela maioria das interações com a Rede e o Secretariado GBIF, incluindo a representação no comité de coordenadores dos nós do Participante. Os nós podem combinar esta função com uma das três abaixo referidas, ou idealmente tornar um indivíduo afeto exclusivamente à posição de coordenação do nó.

  • Uma pessoa com formação científica, conhecimento das comunidades de investigação relevantes e capacidade para motivar e comunicar com os detentores e utilizadores de dados, bem como com todos os envolvidos no desenvolvimento de políticas

  • Uma pessoa com formação em informática da biodiversidade, aptidões na gestão de dados e a capacidade para prestar assistência técnica aos detentores e utilizadores de dados, ao mesmo tempo que faz a manutenção das bases de dados

  • Uma pessoa com formação em informática, capaz de desenvolver e manter uma infraestrutura informática para permitir a publicação de dados de biodiversidade e apoiar o acesso aos dados de biodiversidade, por exemplo através de um portal nacional de dados.

Box 4. A participatory approach to establishing a Participant node

discrete

Box 5: Example of staff roles for a Participant node

This example assumes that the administrative roles are covered by the host institution.

example of staff roles participant node.en

6. Uma abordagem participativa para estabelecer um nó de Participantes

Apoiar o estabelecimento e posterior desenvolvimento de nós de Participantes e do seu trabalho é uma prioridade para o GBIF como um todo. Este guia introduziu algumas considerações gerais importantes no processo de estabelecimento de um nó. Esta secção explica outras oportunidades disponíveis para beneficiar da experiência da Rede GBIF nesta área.

6.1. Como posso encontrar exemplos de nós de Participantes?

As páginas do país em GBIF.org disponibilizam um resumo das atividades dos Participantes associadas ao GBIF. Incluem informação sobre:

  • O estado de adesão do Participante e a respetiva data de adesão ao GBIF

  • A data de estabelecimento, website e as informações de contacto do Participante

  • An overview of the data published from the country’s institutions, with links to the data publishers and datasets, as well as data published from anywhere in the world about biodiversity located in the country

  • Informação sobre a história, visão e missão, estrutura e financiamento nacional do nó

  • Uma lista de novos itens ligados ao país Participante e publicados pelo nó de Participante, bem como ligações para os canais de redes sociais operados pelo nó

  • Peer-reviewed research articles citing GBIF as a data source involving authors from the Participant country, as well as articles relating to the country

  • Where available, validated lists of introduced and invasive species occurring in the country

Information about organization Participants currently displays information about these Participants’ membership, data publishing activity, and links to the node’s website.

Participant nodes are encouraged to share guiding examples with the community, documenting their success stories that others can learn from in establishing or developing their nodes.

Consulting these pages will help to identify the most relevant examples for the specific context of a new GBIF Participant. New Participants are encouraged to use the contact information for the node managers and staff to ask other network members or capacity enhancement mentors for advice in establishing a node.

6.2. Como é que o Comité de Coordenadores dos Nós de Participantes do GBIF pode ajudar a estabelecer nós de Participantes?

O Comité de Coordenadores dos Nós de Participantes é um fórum para partilhar informação e boas práticas entre os nós de Participantes. Atua também como um comité consultivo que faz recomendações aos outros órgãos diretivos do GBIF. O comité inclui todos os coordenadores dos nós de Participantes, por isso assim que um Participante do GBIF nomeia um coordenador de nó, o mesmo é convidado a participar nas atividades do comité.

The Nodes Steering Group (NSG) was established within the committee in 2011, consisting of the Chair and Vice Chairs of the Participant Node Managers Committee, and regional representatives from each of the six GBIF regions (Africa, Asia, Europe, Latin America, North America and Oceania). Its objectives include offering specific recommendations to the relevant GBIF bodies based on feedback provided by Participant nodes, and to provide advice on the GBIF Work Programme relevant to nodes.

The Nodes Committee meets in a Global Nodes Meeting every other year. These meetings, often combined with training activities, provide an excellent forum for interacting with other node managers and planning collaborative activities. In addition, many of the regional subcommittees organize Regional Nodes Meetings either annually or every other year. These meetings advance regional collaborative work between node managers and provide a forum for discussing priorities and opportunities within the region.

In between meetings, the committee communicates via mailing lists and teleconferences, also making use of the GBIF community forum to support collborative work. New Participant nodes are strongly encouraged to contact members of the Nodes Committee to get involved in its activities, access the expertise of the network and plan collaborative projects to support the establishment of Participant nodes.

6.3. Como é que o GBIF apoia o aumento da capacidade nos nós de Participantes?

Capacity enhancement provides an essential foundation for the sustainable functioning and performance of the GBIF Participant network and all its members, regardless of their level of development.

The GBIF Participants and Secretariat have developed a range of capacity enhancement activities and programmes to empower all members of the GBIF community to carry out their work in the most effective, self-sustained and stable way. Capacity enhancement includes improving the way Participants can contribute to and benefit from GBIF, how they organize their work and how they relate to other Participants at regional and global scales. GBIF supports capacity enhancement in the network through five complementary approaches shown in Box 6.

GBIF maintains capacity self-assessment guidelines for national biodiversity information facilities and for data holding institutions as tools to support planning and the tracking of progress, for example through projects.

Um programa de apoio de aumento da capacidade, com uma abertura de concurso anual para a apresentação de propostas de projetos dá aos Participantes do GBIF co-financiamento para suprir as necessidades auto-identificadas de capacidade, através de projetos colaborativos regionais e internacionais. Estes projetos podem aliar uma série de ações, incluindo a orientação entre nós de Participantes, a organização de workshops de formação regionais, o desenvolvimento ou adaptação de documentação, ações de sensibilização e avaliações de necessidades do GBIF. Os Participantes são incentivados a considerar o desenvolvimento de propostas de projetos para dar apoio ao estabelecimento e consolidação dos seus nós, em colaboração com especialistas da Rede GBIF. A análise de projetos anteriores pode dar alguns exemplos úteis de como estruturar ações colaborativas, visando estabelecer novos nós de Participantes.

GBIF also seeks supplementary funding to support capacity enhancement, as through the Biodiversity Fund for Asia (BIFA) and the Biodiversity Information for Development (BID) programme. These programmes have support projects to mobilize biodiversity data and promote the use of accessible biodiversity data in support of research and decision-making, and provide training to project teams.

O GBIF dá também acesso a oportunidades de formação para coordenadores de nós e equipas. Os eventos de formação associados ao GBIF decorrem por todo o mundo e são exibidos na secção de eventos de GBIF.org.

Finally, the GBIF network acts as a community of practice, with many node managers and their teams volunteering as capacity enhancement mentors and biodiversity open data ambassadors to support the further development of the global community. New Participants are invited to contact the GBIF Secretariat for assistance in identifying mentors to assist with the development of their node, for example, through training events.

6.4. Que outra documentação e recursos estão disponíveis para os nós de Participantes?

GBIF maintains a list of freely accessible resources for nodes including tools, presentations, manuals and documentation for anyone to use and download.

6.5. Contacto para apoio complementar

Staff from the GBIF Secretariat are available to provide guidance and assistance to Participant nodes. Please contact nodes@gbif.org for further information.

Box 6. GBIF’s capacity enhancement approach